Как корпоративному автопарку сократить расходы на покупку запчастей на 20% с помощью Завгар Онлайн?

1 июня 2021

Кейсы

FMS

Топливо

Сервис

Автоматизация

Любой актив, будь то транспортное средство или производственная линия состоит из тысяч различных деталей и узлов. Процесс эксплуатации в современных компаниях - это очень сложный процесс, который направлен на минимизацию вынужденного простоя актива по причине неисправности. Процесс управления запасными частями, узлами, технически жидкостями и маслами по праву считается очень важным звеном большого комплекса действий, которых необходимо выполнить ответственному для максимизации показателя ROI - возврата инвестиций на единицу вложенных в покупку и обслуживание средств.

Запасные части в нынешнее время стоят действительно дорого и за годы автоматизации тысяч автопарков по всему миру мы выбрали действительно эффективные практические инструменты для снижения затрат на их покупку. Вы сможете применить их здесь и сейчас, при любом уровне развития компании

Суть проблемы. Покупка запчастей в СТО или в ближайшем розничном магазине на 20-30 % дороже, чем у оптовых поставщиков

Абсолютно вся история сервисного обслуживания доступна ответственному за эксплуатацию автопарка в 2 клика. Нет абсолютно никакой сложности с поиском артикульных номеров, сервисных станций выполнявших ремонт или с поиском внутреннего сотрудника, выполнявшего ремонт на собственной станции

Практические советы. В Завгар Онлайн есть сразу несколько модулей, которые точно помогут Вам с решений данной бизнес-задачи

Напоминания. Один раз продумайте сервисные программы (графики обслуживания) на все типы техники

Через модуль "Сервисные программы" размножьте напоминания, в зависимости от пробега или моточасов работы

На главном дашборде программы, а также в push-уведомлениях и сообщением по электронной почте Вы будете получать напоминания о том, что скоро требуется обслуживание техники или ее плановый ремонт

Составляйте график обслуживания исходя из текущей динамики пробега и моточасов и заранее оформляйте заказ у оптовых поставщиков. Даже при небольшом предварительном заказе, чаще всего, доставка будет бесплатной. Т.е. помимо денежных средств можно сэкономить драгоценное время ответственного сотрудника

Масла, технические жидкости и основные расходники покупайте сразу месячными объемами, исходя из плана обслуживания

Осмотры и проблемы. Пользуясь медицинской формулировкой профилактика всегда дешевле и эффективнее лечения. Выявляя проблемы на ранней стадии, путем прохождения предрейсовых осмотров с мобильным приложением "Завгар Онлайн" у нас есть время на заказ запчасти и запись ТС в сервис на удобное для нас время, без внепланового простоя техники

а) Создайте шаблон предрейсового осмотра техники, чек-лист операций, которые водитель должен в обязательном порядке выполнить перед осуществлением рейса;
б) определите допустимое место проведения такого осмотра (это не обязательно) и диапазон времени, когда он должен совершаться;
в) контролируйте время выполнения осмотра, просматривайте фото, подтверждающие факт выполнения работ;
г) получайте и быстро реагируйте на всплывающие во время осмотра ошибки. Из формирующийся проблемы можно создать заказ-наряд или сервисную задачу, которую будут решать в сервисе или собственными силами

Проблема. В целом для большого количества компаний склад - это настоящая "черная дыра" в которую улетают миллионы. Отсутствие какого-либо учета приводит к дорогостоящим остаткам, воровству и коррупции

а) вести учет всех запасных частей, расходных материалов, масел и прочих технических жидкостей независимо, где они сейчас хранятся (выданы водителю на случай поломки, распределены по местам постоянной дислокации или хранятся на едином центральном складе);

б) контролировать заказ запчастей, согласовывать при необходимости покупки через специальный модуль;

в) следить за приходами товара. Периодически проверять не завышены ли цены, по сравнению с рыночными. Отображается информация по наименованию поставщика, стоимости каждого приобретаемого наименования, история всех покупок по каждому наименованию, сканы документов, подтверждающих их приобретение.

г) проводить с периодичностью не реже 1 раза в квартал инвентаризацию по всем складам;

д) контролировать остатки (в абсолютном и денежном эквиваленте), используя отчет "Отчет по запчастям на складах"

Практические советы.
Решение данной бизнес-задачи - внедрение модуля "Склад", который позволит:

Проблема. Огромные суммы ежегодно тратятся на покупку запасных частей, масел, технический жидкостей и расходных материалов. Нерациональные действия при выборе поставщика, да и конкретных покупаемых товаров приводит к значительным переплатам. Также не стоит забывать о коррупционной составляющей. Запчасти являются ликвидным товаром, а поставщики зачастую не против "вознаграждений" для закупающего их сотрудника

Практические советы.
а) Внесите всех потенциальных поставщиков запчастей. Обязательно должны быть контактные данные. Это важно в первую очередь ,конечно, для сервисной истории ТС, но немаловажен и факт того, что при расширении команды или при ротации сотрудников, процесс адаптации будет происходить максимально безболезненно для компании;

б) постройте процесс заказа запчастей через модуль "Заказ запчастей". Укажите, кто согласовывает покупку, какие данные обязательны для заполнения. Внесите в регламенты участвующих в процессе сотрудников соответствующие пункты.

в) с периодичностью минимум 1 раз в месяц делайте аудит заказов, запрашивая предложения по часто используемым узлам и запчастям

Проблема. Каждая часть автомобиля имеет определенный производителем ресурс (по пробегу, моточасам и т.п.). Чаще всего определяется он на испытательных стендах + используются математические расчеты. Ресурс - это фактически срок годности продукта и использование сверх его, может привести к поломке. При эксплуатации коммерческого транспорта поломка это не только потенциальная сумма затрат на покупку новой части, но и дорогостоящий простой техники. Чаще всего техника для бизнеса приобретается в лизинг и каждый час без работы несет колоссальные убытки

а) При добавлении запчасти указывайте ресурс ходимости, определенный производителем или Вашим опытом.

б) Используйте сервисные напоминания для планирования обслуживания и своевременной покупки запчастей по оптовым ценам.

в) Если техника однотипная проведите тестирование реальной ходимости часто используемых частей. Например, тормозные колодки оригинальные, хорошие неоригинальные и дешевый аналог. Определите по соотношению стоимость на км. пробега производителя и модель каждого ключевого узла и при плановом ремонте используйте исключительно их.

г) даже если на станции говорят, что "еще походит", но ресурс уже исчерпан - не задумываясь производите замену. Это гарантирует долгосрочную работу техники без серьезных вложений в ремонт

Практические советы.Предиктивное обслуживание и использование действительно хороших запчастей (показавших свое реальное качество на практике) - залог здоровья (отсутствия капитальных ремонтов) для Вашего транспорта. Как это работает в Завгар Онлайн?

Проблема. К сожалению, работа сервисных станций по ремонту и обслуживанию коммерческого транспорта не всегда идеальна. Такую же характеристику можно дать и производителям запасных частей. Брак есть и будет всегда, нет ничего идеального в природе. Мы часто сталкиваемся с тем, что многие компании не хранят информацию об истории покупок и использования запчастей, а также документы подтверждающие факт приобретения

Практические советы.
Один из наших Пользователей поделился интересным кейсом. У него произошла серьезная поломка одного из узлов ТС. При выявлении причины на сервисной станции выяснилось, что выход из строя одной из запчастей, привел к глобальной поломке данного узла. Механик компании поднял всю историю обслуживаний и ремонтов по данному ТС и быстро определил, что сломанная запчасть была куплена непосредственно в сервисной станции и гарантийный срок по ней и по работам, выполненным для ее замены еще не окончен. В итоге, все работы по замене узла (очень дорогостоящий ремонт) был выполнен за счет сервисной станции, а компания сэкономила значительные средства, затраты на подписку "Завгар Онлайн" окупились в десятки раз

Непосредственно советы:
а) Обязательно загружаете фото или сканы всех документов, подтверждающих покупку запчастей и на обслуживание непосредственно в карточке заказ-наряда системы.

б) Не забывайте, что любая работа или любая запчасть имеет гарантию, фиксируйте ее хотя бы в комментарии.

Все советы и решения основаны только на практике. Используйте их и экономьте до 20% расходов на покупку запчастей!

Бесплатно. Неограниченно. Без установки доп. оборудования