Программа для учёта работы автотранспорта в корпоративном автопарке

Многие недооценивают преимущества и экономический эффект простого человеческого порядка. Простая фиксация, учёт и минимальный дальнейший анализ творят чудеса. Глупые покупки, махинации и пр. встречающиеся во многих организациях проблемы всплывают наружу. В бизнесе побеждают стайеры, системы, которые точно, по небольшим шагам, двигаются к своим целям.

Скажу больше, не беря в расчёт транспортные затраты, существует большое количество примеров, когда после внедрения минимального финансового учёта (личного и корпоративного) постоянные издержки снижались даже не на 30, а даже на 50%. Всё зависит от запущенности текущего положения. Даже простой учёт расходов на автомобиль в Excel (Эксель) поможет навести порядок в расходах на служебный транспорт. Мотивацией к запуску продукта подсчёта чаще всего становится большой кризис. Неважно, имеет он локальный или глобальный характер, только в сложной ситуации обнажается реальная картина происходящего.

Жить от кризиса до кризиса - это не путь сильного. Путь сильного - это предотвратить финансовую болтанку, быть "антихрупким" по Талебу, быть постоянно развивающимся организмом. Поэтому, если возвращаться к заголовку, то для значительной экономии затрат на эксплуатацию транспорта в Вашем автопарке необходимо внедрить систему управления автопарком, в которой значительную роль имеет модуль учёта всех расходов и подсчёт ключевого показателя эффективности транспортного участка - стоимости 1 км. пути.

Бесплатно. Неограниченно. Без установки доп. оборудования

Абсолютно каждый автомобильный расход должен быть учтён при эксплуатации автопарка. Zavgar Online - это программа для учёта расходов на автомобиль предприятия.

Учёт затрат на автомобиль содержит:

Учёт топлива.
Самая большая статья в структуре расходов любой компании, использующей для своей деятельности собственные или наёмные транспортные средства. В зависимости от сферы деятельности и характера работы, топливо может занимать от 30 до 70% в стоимости 1 км. пути.

Автоматизация учёта автотранспорта в системе Завгар Онлайн позволит собирать данные по заправкам сразу из трёх независимых источников:

Программа обрабатывает различные источники данных, выявляет аномалии (обналичка карт, недолив на АЗС, заправка сторонних ТС) и выдаёт ответственному "сигналы". При этом, если чек и датчик уровень топлива совпадают - данные просто фиксируются как проверенные и сотрудники компании не тратят время на их обработку.

Учёт запасных частей, расходников, масел и жидкостей.
Ещё одна большая статья затрат, зачастую пускаемая на абсолютный самотёк. При этом на досках объявлений постоянно возникают предложения о продаже за дёшево подобных товаров. Отсутствие порядка + ликвидный дорогостоящий товар = коррупция и дополнительный заработок водителей и нечистых на руку механиков.

Существует множество компаний с автопарком более 50 транспортных средств, у которых отсутствует даже учёт запчастей в excel. По словам собственников или топ-менеджеров таких организаций, механики настолько талантливые и многозадачные, что без проблем смогут назвать все купленные и не использованные запчасти, их стоимость при покупке и т.п. Конечно, это самообман.

Например, при аудите работы одного из наших Пользователей выяснилось, что на складе в прямом смысле лежало около 10 млн. Механики покупали запчасти, они не подходили и ложились на склад до лучших времён. В лучшие времена механики увольнялись, а вновь нанятые никак не могли разобраться с остатками. Предприятие несёт как прямые убытки (воровство, потеря, износ в ходе хранения), так и недополучает прибыль (деньги заморожены, без оборачиваемости их съедает инфляция).

Завгар Онлайн позволяет автоматизировать складской учёт независимо от масштаба компании и её задач. Заказ наименований на центральный склад, оприходование, инвентаризации, распределение по филиалам и транспортным средствам, списание позиций для проведения ремонта - сохраняется вся цепочка движения каждого наименования склада. В электронной сервисной книжке каждого транспортного средства хранится информация по каждой запчасти, использованной при ремонте данного ТС, с указанием наименования поставщика, стоимости поставки и пробега после проведения данного заказ-наряда.

Для руководства компании также созданы специальные отчеты:

По использованным запчастям в ремонтах за выбранный период.

Учёт шин и покрышек.
Для коммерческого транспорта и его больших пробегов очень значительной частью затрат является резина. Стоимость одной покрышки на некоторые виды карьерной техники доходят до нескольких сотен тысяч рублей, а несвоевременная замена может привести к ЧП и простою техники. Также шины являются довольно ликвидным товаром на вторичном рынке, и отсутствие учёта приводит к тому, что новые покрышки продают через доски объявлений, а им на замену там же приобретаются аналогичные б/у со значительным пробегом.

Система Завгар Онлайн позволяет привести в порядок учёт шин и покрышек на предприятии. Хранение, сезонная замена, пробег каждого колеса, диагностика высоты протектора, периодический осмотр - всё это увеличит эффективность каждого колеса и снизит стоимость эксплуатации всего автопарка.

Учёт всех прочих дополнительных расходов на авто.
Важный аспект, что для эффективного управления автопарком на основе показателей и цифр важно вести учёт абсолютно всех затрат, независимо от сумм и важности. К дополнительным расходам относятся все статьи не относящиеся к топливу и сервису. Приведу пример самых распространенных:

Завгар Онлайн позволяет вести учёт абсолютно всех затрат транспортного средства. Водитель, используя бесплатное мобильное приложение, может всего в несколько кликов передать информацию об оплате в центральный офис. Больше не нужно собирать кипу чеков, их сканы и фотографии будут хранится в системе.

Большая часть дополнительных расходов может также собираться автоматически со сторонних сервисов. Штрафы, платные дороги, агрегаторы стоянок и моек.

страховые продукты;

мойки, стоянки, места проживания и отдыха водителей;

платные дороги;

штрафы

Дальше Ваша компания переходит на новый управления на основе цифр. Ключевым показателем эффективности транспортного участка становится стоимость 1 км. пути. На его основе формируется премиальная часть состава водителей и механиков, на его же основе принимается решение о покупке новой техники или продаже старой. Компания в формате управленческих проектов месяц за месяцем работают над каждой цифрой и становится значительно эффективнее своих конкурентов!

Каких результатов достигают компании после внедрения системы учёта автопарка Завгар Онлайн?

Сервисная книга онлайн

Предотвращение аварийных ситуаций путем своевременного ТО

Контроль расходов на эксплутацию

Это облачное (SAAS) решение, для работы не нужно устанавливать какое-либо оборудование на технику и какое-либо программное обеспечение на компьютер. Простой интерфейс для внесения данных, большое количество интеграций, сводят работу управляющего транспортом к минимуму. Снижается человеческий фактор, освобождается самое важное - время.

Бесплатно. Неограниченно. Без установки доп. оборудования