Книга заявок на использование автомобильной техники – внутренний документ предприятия, который является одним из регуляторов процесса эксплуатации технических средств. Она должна быть в каждой организации, использующей автотранспорт.

Завгар Онлайн избавит Вас от бумажной работы и автоматизирует учёт в Вашем автопарке:

Ответственность за ведение книги возлагается на диспетчера либо на менеджера по автотранспорту.

Порядок действий следующий:

1. Ответственное лицо подает заявку на использование транспортного средства (транспортных средств) для решения определенной задачи.
   
2. Диспетчер фиксирует заявку в книге учета и передает на одобрение заведующего гаражом или начальника организации.
   
3. Начальник принимает решение (одобрить или отказать) и фиксирует его в книге учета.
   
4. Транспорт поступает в распоряжение ответственного лица, подавшего заявку.
   

Единой формы составления книги учета нет, однако для грамотного составления нужно внести следующие пункты:

1. Титульный лист с указанием наименования документа, регистрационного номера, наименования организации и даты начала и окончания книги.
   
2. Основная часть в виде таблицы со следующими столбцами:
   

• Дата подачи заявки
  
• Основание для использования
  
• Наименования и количества груза
  
• Марка и количество машин, включая прицепы
  
• Количество рейсов
  
• Маршрут и протяженность движения
  
• Фамилия лица, ответственного за ТС
  
• Дата и время выезда и возврата ТС в гараж
  
• ФИО и подпись заявителя
  
• Решение, ФИО и подпись начальника, принимающего решение
  

Когда книга закончится, ее нужно прошить, подписать дату окончания и отправить на хранение в бухгалтерский архив. Документ является подтверждением факта использования транспортных средств сотрудниками. Заявитель берет на себя ответственность за исправность транспортных средств и целесообразность использования автомобилей и расхода горючего.

Нюансы заполнения

Хотите вести удобный электронный документооборот по автопарку без проблем? Чтобы все документы всегда были под рукой? Посмотрите, что мы можем вам предложить:

Fms система управления автопарком подходит для абсолютно любого объекта (не важно подвижного или нет), который требует технического обслуживания. Теперь возможно управлять парком предприятия из любой отрасли автомобильного бизнеса.

Завгар Онлайн предлагает решения для разных сфер