Предприятия, которые оказывают логистические услуги, используют специальную ведомость для учета ГСМ. В этом документе можно увидеть объем использованного и оплаченного топлива. Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов заполняется бухгалтером фирмы. Она необходима для тех случаев, когда ресурсы приобретаются с помощью подотчетного лица. Этот документ остается актуальным для многих организаций. В ведомости обязательно должна стоять подпись водителя, который получил топливо. Она позволяет учесть все траты, связанные с приобретением бензина или других видов ГСМ. Это помогает учесть затраты в налоговом учете или бухучете.
Топливо и другие ГСМ выдаются водителям в определенном объеме только о после того, как они предъявят путевые листы. Также можно показать другие документы, разрешающие его получение. Бухгалтер должен проверить правильную выдачу топлива или масла. Все выданные нефтепродукты записываются в ведомость, под которой расписывается водитель. В путевом листе должен поставить подпись тот человек, который является материально ответственным лицом и отпускает данные материалы.
Состав документа
Ведомость имеет 3 раздела. В первой части указываются данные документа, марка топлива и сведения об ответственном лице, который выдает топливо. Второй раздел представляет собой таблицу с графами, в которых указываются сведения об автомобиле, водителе, выданном топливе. В таблице должна стоять подпись водителя. В этой части указываются талоны для получения топлива, но при использовании транспортных карт данное требование можно не соблюдать.
Последний раздел указывает на итоговый объем выданного топлива. Также в конце документа ставятся подписи: лица, который выдает топливо, и проверяющего информацию в ведомости. Документ заверяется печатью компании. Для заполнения ведомости могут применяться путевые листы, маршрутные листы, рапорты о работе, документы системы, которая контролирует пробег.
При составлении ведомости необходимо соблюдать ряд требований. Они должны обязательно соблюдаться каждым автотранспортным предприятием. Также документ помогает при проверках контролирующих органов. Хранить ведомость можно в течение 5 лет. Лучше всего оформлять документ в программе 1С. При этом важно помнить, что для разных видов ГСМ необходимо подготавливать свои ведомости выдачи. Это касается не только бумажных, но и электронных документов. При использовании ГСМ для других целей кроме поездок нужно использовать накладные. Также часто применяются лимитно-заборные карты.
Без предоставления отчета водителя об использовании ГСМ он не сможет получить другое топливо. Чтобы контролировать расход топлива, многие крупные предприятия применяют талоны. На них ставятся печати компании. В ведомость могут вноситься данные о них с номерами. Также можно составить ведомость для возврата неиспользованных талонов.
Электронный учет расхода ГСМ
С помощью электронного учета потребляемого ГСМ можно автоматизировать процесс финансовых трат и осуществлять контроль расхода по нормативам. Также руководители могут отказаться от бумажных способов ведения учета ГСМ, которые требуют много времени и несут большие риски погрешностей. С помощью современного ПО можно существенно упростить учет топлива и сократить его расход. Также практически исчезают факты нецелевого использования ГСМ. Автоматизированный процесс передачи сведений о движениях топлива на предприятии позволяет улучшить состояние отчетности и получить существенную экономию финансовых средств компании.