Почему важно учитывать расход топлива?

Основная статья расходов на каждом автотранспортном предприятии – это топливо. Поэтому учет потребления этого ресурса волнует не только бухгалтера фирмы, но и ее руководителя. Благодаря системе учета топлива и других материалов можно уменьшить траты на их покупку, а также сделать более эффективной деятельность компании.

Завгар Онлайн избавит Вас от бумажной работы и автоматизирует учёт в Вашем автопарке:

• оприходование имеющихся материалов вовремя;
  
• определение их точной себестоимости;
  
• контроль соблюдения норм, установленных на предприятии;
  
• правильное оформление всех проведенных операций;
  
• установление обоснованных цен;
  
• контроль сохранности;
  
• контроль использования топлива по его прямому назначению;
  
• получение реальных цифр об остатках материалов;
  
• проведение сверки с бухгалтерскими документами;
  
• облегчение складского учета;
  
• анализ эффективного использования горючего и всех других материалов.
  
  

Для учета ГСМ в автопарке применяются определенные нормы расхода, которые находятся в документах Минтранспорта. В распоряжении этого ведомства содержится информация для любых типов ТС и формулы, необходимые для расчета норм расхода горючего. В документе указываются коэффициенты, которые разработаны с учетом времени года, качества дорожных трасс, периода преимущественного использования ТС. Поправочные коэффициенты учитывают также тип горючих материалов. Благодаря этому их учет для каждого отдельного автомобиля существенно упрощается. С помощью норм можно обосновать расход топлива для бухгалтерских отчетов и инспекторов налоговой. Руководитель может уменьшить размер налогов, если будет ссылаться на принятые нормы. Правильно организованный учет топливных ресурсов позволяет снизить финансовые траты компании и выяснить соответствие расхода топлива в реальности принятым нормам.

Предприятия, которые оказывают логистические услуги, используют специальную ведомость для учета ГСМ. В этом документе можно увидеть объем использованного и оплаченного топлива. Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов заполняется бухгалтером фирмы. Она необходима для тех случаев, когда ресурсы приобретаются с помощью подотчетного лица. Этот документ остается актуальным для многих организаций. В ведомости обязательно должна стоять подпись водителя, который получил топливо. Она позволяет учесть все траты, связанные с приобретением бензина или других видов ГСМ. Это помогает учесть затраты в налоговом учете или бухучете.

Топливо и другие ГСМ выдаются водителям в определенном объеме только о после того, как они предъявят путевые листы. Также можно показать другие документы, разрешающие его получение. Бухгалтер должен проверить правильную выдачу топлива или масла. Все выданные нефтепродукты записываются в ведомость, под которой расписывается водитель. В путевом листе должен поставить подпись тот человек, который является материально ответственным лицом и отпускает данные материалы.

Состав документа

Ведомость имеет 3 раздела. В первой части указываются данные документа, марка топлива и сведения об ответственном лице, который выдает топливо. Второй раздел представляет собой таблицу с графами, в которых указываются сведения об автомобиле, водителе, выданном топливе. В таблице должна стоять подпись водителя. В этой части указываются талоны для получения топлива, но при использовании транспортных карт данное требование можно не соблюдать.

Последний раздел указывает на итоговый объем выданного топлива. Также в конце документа ставятся подписи: лица, который выдает топливо, и проверяющего информацию в ведомости. Документ заверяется печатью компании. Для заполнения ведомости могут применяться путевые листы, маршрутные листы, рапорты о работе, документы системы, которая контролирует пробег.

При составлении ведомости необходимо соблюдать ряд требований. Они должны обязательно соблюдаться каждым автотранспортным предприятием. Также документ помогает при проверках контролирующих органов. Хранить ведомость можно в течение 5 лет. Лучше всего оформлять документ в программе 1С. При этом важно помнить, что для разных видов ГСМ необходимо подготавливать свои ведомости выдачи. Это касается не только бумажных, но и электронных документов. При использовании ГСМ для других целей кроме поездок нужно использовать накладные. Также часто применяются лимитно-заборные карты.

Без предоставления отчета водителя об использовании ГСМ он не сможет получить другое топливо. Чтобы контролировать расход топлива, многие крупные предприятия применяют талоны. На них ставятся печати компании. В ведомость могут вноситься данные о них с номерами. Также можно составить ведомость для возврата неиспользованных талонов.

Электронный учет расхода ГСМ

С помощью электронного учета потребляемого ГСМ можно автоматизировать процесс финансовых трат и осуществлять контроль расхода по нормативам. Также руководители могут отказаться от бумажных способов ведения учета ГСМ, которые требуют много времени и несут большие риски погрешностей. С помощью современного ПО можно существенно упростить учет топлива и сократить его расход. Также практически исчезают факты нецелевого использования ГСМ. Автоматизированный процесс передачи сведений о движениях топлива на предприятии позволяет улучшить состояние отчетности и получить существенную экономию финансовых средств компании.

Зачем нужно вести ведомости?

Хотите вести удобный электронный документооборот по автопарку без проблем? Чтобы все документы всегда были под рукой? Посмотрите, что мы можем вам предложить:

Fms система управления автопарком подходит для абсолютно любого объекта (не важно подвижного или нет), который требует технического обслуживания. Теперь возможно управлять парком предприятия из любой отрасли автомобильного бизнеса.

Завгар Онлайн предлагает решения для разных сфер