Для чего и зачем нужен путевой лист в организации

16 ноября 2023
Кейсы
FMS
Топливо
Новости
Автоматизация
Использование автомобиля в коммерческих целях подразумевает обязательное заполнение путевого листа. Документ необходим как для посещения встреч, развоза персонала, так и для доставки товаров. Важно разобраться для чего нужен путевой лист и как правильно его заполнять, чтобы избежать сложностей при проведении проверок контролирующими органами, а также контролировать использование транспортного средства.
для экономического обоснования расходов на топливо;
для обоснования поездки при проверке на дороге со стороны инспектора ГИБДД.
для выплаты компенсации, если сотрудник использует свой автомобиль для нужд компании;
Возвращаясь к вопросу путевой лист для чего нужен в организации, следует отметить, что это документ, в котором указывается:

Что такое путевой лист

- техническое состояние транспортного средства;
- расход топлива и километраж за время выезда авто;
- маршрут поездок;
- данные о водителе и количество часов его работы.
для отчета перед заказчиками транспортных услуг при перевозке пассажиров или грузов;
Путевой лист в организации используется:
Путевой лист заполняется владельцем транспортного средства перед началом поездки. Он необходим для передвижения легкового транспорт, грузовиков или спецтехники. Заполняется вручную или в специальной программе для заполнения путевых листов.

Кто оформляет документ

При использовании арендованного авто с предоставлением услуг сторонним водителем обязанность по подготовке путевого листа ложится на арендодателя. Если машиной управляет наемный сотрудник, путевой лист заполняет владелец организации.
оказание транспортных услуг по договору;
Возвращаясь к вопросу зачем нужен путевой лист автомобиля, важно выделить несколько ситуаций:
использование автомобиля для транспортировки пассажиров или доставки грузов без оказания транспортных услуг;
учет расходов для оптимизации налоговой базы, например, при упрощенной системе налогообложения с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов».
Для оформления путевого листа не предусмотрен специальный бланк. Работодатель может использовать типовую форму или разработать свой вариант. В этом случае необходимо предусмотреть заполнение следующих реквизитов:

Особенности заполнения документа

информация о водителе: ФИО, данные водительского удостоверения, СНИЛС и информация о проведении предрейсового осмотра;
В том случае, если путевой лист будет использоваться для подтверждения расходов на покупку топлива, следует обозначить наименование документа и дату его составления. Это необходимо для соблюдения требований бухгалтерского учета.
сведения о транспортном средстве. Речь идет о марке машины, ее госномере, информации о проведении предрейсового осмотра. Обязательно указываются показания одометра, а также дата и время начала и окончания использования машины;
В путевой лист может быть включена и другая информация, необходимая для работы организации. Речь идет о нормативном расходе топлива с учетом особенностей транспортного средства и состояния дорог, маршруте движения. Можно указать перерасход топлива или его экономию с учетом норматива расхода.
информация о перевозке. Речь идет о типе сообщения, а также виде перевозке.
Подробнее про изменения в оформлении путевых листах, которые вступили в силу с сентября 2023 года читайте в статье блога
информация о лице, которое заполняло документ. Необходимо отметить адрес организации или регистрации ИП, контактный телефон и ОГРН;
Форму документа необходимо зафиксировать в учетной политике компании внутренним приказом.
Хранить заполненные путевые листы следует в течение 5 лет с момента их использования.
данные о сроке действия – начале и окончании использования автомобиля в служебных целях;
Зачем нужен путевой лист водителю уже понятно. Важно отметить, что в законодательстве предусмотрены штрафные санкции за отсутствие путевых листов для тех, кто обязан заполнять их по законодательству, например, при осуществлении пассажирских перевозок или доставки грузов. Речь идет о сотрудниках ГИБДД, инспекторах ГИТ, а также органах Росздравнадзора после вынесения судебного решения.

Что будет, если не соблюдать правила

Если водитель осуществляет перевозку без путевого листа, ему грозит штраф в размере 500 руб.
Допуск водителя без проведения предрейсового осмотра грозит более серьезными последствиями – штрафом до 130 тыс. для организаций или до 25 тыс. руб. для предпринимателей. При выявлении повторных нарушений деятельность компании может быть приостановлена на срок до трех месяцев.
Существуют наказания и за несоблюдение требований к прохождению медосмотра.
В том случае, если путевой лист для чего используется –только для уменьшения налогооблагаемой базы, при допущении ошибок в заполнении сотрудник налоговой инспекции может признать расходы необоснованными и не учесть такие расходы.
Путевой лист – это документ, не имеющий строгой унифицированной формы и использующийся для контроля за передвижением транспортных средств организации. При осуществлении коммерческих перевозок на нем обязательно указываются данные о техосмотре транспортного средства, а также проведении медосмотра водителем.

Вместо заключения

Зная зачем путевой лист, можно оптимизировать учет движения автотранспорта, а также контролировать передвижение сотрудников на служебных автомобилях и при выполнении рабочих поручений руководителя.
Для вашего удобства мы подготовили шаблоны путевых листов, которые соответствуют всем требованиям Минтранса
бланк путевого листа грузового автомобиля №4-П
Если статья показалась вам полезной, и вы знаете, кому она будет тоже интересна, отправьте ссылку:

Поделиться статьей

Хотите первыми узнавать о самых свежих новостях и получать больше полезной информации из мира транспорта, автоматизации и логистики?
Подпишитесь на нашу ежемесячную рассылку и будьте в курсе последних событий!
ежемесячная рассылка новостей транспорта и логистики
Укажите вашу электронную почту

Блог Завгара

Актуальные нормы режима труда и отдыха водителей в 2025 году: сколько часов можно работать, обязательные перерывы, штрафы за нарушения.
В Санкт-Петербурге вступает в силу закон об обязательном оснащении курьерских авто GPS-трекерами. Как выбрать подходящее решение и интегрировать в систему управления автопарком?
Разбираем 5 ошибок в системе мотивации водителей и предлагаем решения, как повысить безопасность, снизить затраты и удержать ценных водителей.
В этой статье разберем актуальные требования к допустимой массе фуры, нагрузке на оси и габаритам, а также штрафы за нарушения в 2025 году.
Узнайте, как получить налоговый вычет за покупку российского ПО из реестра Минцифры.
В этой статье проводим анализ изменений в этой сфере за 15 лет и рассказываем о ключевых трендах, а также делаем прогноз на ближайшие 5 лет.
В этой статье раскрываем основные схемы мошенничества в сфере грузоперевозок и рассказываем, что делать, чтобы вас не обманули мошенники.
Рассказываем, какие новые дорожные знаки появятся на дорогах России, как это повлияет на транспортные компании и как быстро адаптироваться к любым изменениям.
В этой статье о прогнозах роста цен на топливо в России и мировые тенденции в 2025 году, и их влиянии на рынок грузоперевозок.
В статье рассказываем о преимуществах и недостатках 3 способов приобретения ТС: лизинг, аренда и подписка.
Ноутбук с дашбоардом программы

Начните управление автопарком предприятия прямо сейчас

Бесплатно. Неограниченно. Без установки доп. оборудования