Для чего и зачем нужен путевой лист в организации
16 ноября 2023
Кейсы
FMS
Топливо
Новости
Сервис
Автоматизация
Использование автомобиля в коммерческих целях подразумевает обязательное заполнение путевого листа. Документ необходим как для посещения встреч, развоза персонала, так и для доставки товаров. Важно разобраться для чего нужен путевой лист и как правильно его заполнять, чтобы избежать сложностей при проведении проверок контролирующими органами, а также контролировать использование транспортного средства.
Возвращаясь к вопросу путевой лист для чего нужен в организации, следует отметить, что это документ, в котором указывается:
Что такое путевой лист
- техническое состояние транспортного средства;
- расход топлива и километраж за время выезда авто;
- маршрут поездок;
- данные о водителе и количество часов его работы.
- расход топлива и километраж за время выезда авто;
- маршрут поездок;
- данные о водителе и количество часов его работы.
Путевой лист в организации используется:
для отчета перед заказчиками транспортных услуг при перевозке пассажиров или грузов;
для экономического обоснования расходов на топливо;
для обоснования поездки при проверке на дороге со стороны инспектора ГИБДД.
для выплаты компенсации, если сотрудник использует свой автомобиль для нужд компании;
Путевой лист заполняется владельцем транспортного средства перед началом поездки. Он необходим для передвижения легкового транспорт, грузовиков или спецтехники.
Кто оформляет документ
При использовании арендованного авто с предоставлением услуг сторонним водителем обязанность по подготовке путевого листа ложится на арендодателя. Если машиной управляет наемный сотрудник, путевой лист заполняет владелец организации.
Возвращаясь к вопросу зачем нужен путевой лист автомобиля, важно выделить несколько ситуаций:
оказание транспортных услуг по договору;
использование автомобиля для транспортировки пассажиров или доставки грузов без оказания транспортных услуг;
учет расходов для оптимизации налоговой базы, например, при упрощенной системе налогообложения с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов».
Для оформления путевого листа не предусмотрен специальный бланк. Работодатель может использовать типовую форму или разработать свой вариант. В этом случае необходимо предусмотреть заполнение следующих реквизитов:
Особенности заполнения документа
информация о водителе: ФИО, данные водительского удостоверения, СНИЛС и информация о проведении предрейсового осмотра;
сведения о транспортном средстве. Речь идет о марке машины, ее госномере, информации о проведении предрейсового осмотра. Обязательно указываются показания одометра, а также дата и время начала и окончания использования машины;
информация о перевозке. Речь идет о типе сообщения, а также виде перевозке.
информация о лице, которое заполняло документ. Необходимо отметить адрес организации или регистрации ИП, контактный телефон и ОГРН;
В том случае, если путевой лист будет использоваться для подтверждения расходов на покупку топлива, следует обозначить наименование документа и дату его составления. Это необходимо для соблюдения требований бухгалтерского учета.
В путевой лист может быть включена и другая информация, необходимая для работы организации. Речь идет о нормативном расходе топлива с учетом особенностей транспортного средства и состояния дорог, маршруте движения. Можно указать перерасход топлива или его экономию с учетом норматива расхода.
Подробнее про изменения в оформлении путевых листах, которые вступили в силу с сентября 2023 года читайте в статье блога
данные о сроке действия – начале и окончании использования автомобиля в служебных целях;
Форму документа необходимо зафиксировать в учетной политике компании внутренним приказом.
Хранить заполненные путевые листы следует в течение 5 лет с момента их использования.
Зачем нужен путевой лист водителю уже понятно. Важно отметить, что в законодательстве предусмотрены штрафные санкции за отсутствие путевых листов для тех, кто обязан заполнять их по законодательству, например, при осуществлении пассажирских перевозок или доставки грузов. Речь идет о сотрудниках ГИБДД, инспекторах ГИТ, а также органах Росздравнадзора после вынесения судебного решения.
Что будет, если не соблюдать правила
Если водитель осуществляет перевозку без путевого листа, ему грозит штраф в размере 500 руб.
Допуск водителя без проведения предрейсового осмотра грозит более серьезными последствиями – штрафом до 130 тыс. для организаций или до 25 тыс. руб. для предпринимателей. При выявлении повторных нарушений деятельность компании может быть приостановлена на срок до трех месяцев.
Существуют наказания и за несоблюдение требований к прохождению медосмотра.
В том случае, если путевой лист для чего используется –только для уменьшения налогооблагаемой базы, при допущении ошибок в заполнении сотрудник налоговой инспекции может признать расходы необоснованными и не учесть такие расходы.
Путевой лист – это документ, не имеющий строгой унифицированной формы и использующийся для контроля за передвижением транспортных средств организации. При осуществлении коммерческих перевозок на нем обязательно указываются данные о техосмотре транспортного средства, а также проведении медосмотра водителем.
Вместо заключения
Зная зачем путевой лист, можно оптимизировать учет движения автотранспорта, а также контролировать передвижение сотрудников на служебных автомобилях и при выполнении рабочих поручений руководителя.
Для вашего удобства мы подготовили шаблоны путевых листов, которые соответствуют всем требованиям Минтранса
Блог Завгара
Начните управление автопарком предприятия прямо сейчас
Бесплатно. Неограниченно. Без установки доп. оборудования
