Бесплатный звонок по России
RU
Для чего и зачем нужен путевой лист в организации
16 ноября 2023
Кейсы
FMS
Топливо
Новости
Сервис
Автоматизация
Использование автомобиля в коммерческих целях подразумевает обязательное заполнение путевого листа. Документ необходим как для посещения встреч, развоза персонала, так и для доставки товаров. Важно разобраться для чего нужен путевой лист и как правильно его заполнять, чтобы избежать сложностей при проведении проверок контролирующими органами, а также контролировать использование транспортного средства.
Возвращаясь к вопросу путевой лист для чего нужен в организации, следует отметить, что это документ, в котором указывается:
Что такое путевой лист
- техническое состояние транспортного средства;
- расход топлива и километраж за время выезда авто;
- маршрут поездок;
- данные о водителе и количество часов его работы.
- расход топлива и километраж за время выезда авто;
- маршрут поездок;
- данные о водителе и количество часов его работы.
Путевой лист в организации используется:
для отчета перед заказчиками транспортных услуг при перевозке пассажиров или грузов;
для экономического обоснования расходов на топливо;
для обоснования поездки при проверке на дороге со стороны инспектора ГИБДД.
для выплаты компенсации, если сотрудник использует свой автомобиль для нужд компании;
Путевой лист заполняется владельцем транспортного средства перед началом поездки. Он необходим для передвижения легкового транспорт, грузовиков или спецтехники.
Кто оформляет документ
При использовании арендованного авто с предоставлением услуг сторонним водителем обязанность по подготовке путевого листа ложится на арендодателя. Если машиной управляет наемный сотрудник, путевой лист заполняет владелец организации.
Возвращаясь к вопросу зачем нужен путевой лист автомобиля, важно выделить несколько ситуаций:
оказание транспортных услуг по договору;
использование автомобиля для транспортировки пассажиров или доставки грузов без оказания транспортных услуг;
учет расходов для оптимизации налоговой базы, например, при упрощенной системе налогообложения с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов».
Для оформления путевого листа не предусмотрен специальный бланк. Работодатель может использовать типовую форму или разработать свой вариант. В этом случае необходимо предусмотреть заполнение следующих реквизитов:
Особенности заполнения документа
информация о водителе: ФИО, данные водительского удостоверения, СНИЛС и информация о проведении предрейсового осмотра;
сведения о транспортном средстве. Речь идет о марке машины, ее госномере, информации о проведении предрейсового осмотра. Обязательно указываются показания одометра, а также дата и время начала и окончания использования машины;
информация о перевозке. Речь идет о типе сообщения, а также виде перевозке.
информация о лице, которое заполняло документ. Необходимо отметить адрес организации или регистрации ИП, контактный телефон и ОГРН;
В том случае, если путевой лист будет использоваться для подтверждения расходов на покупку топлива, следует обозначить наименование документа и дату его составления. Это необходимо для соблюдения требований бухгалтерского учета.
В путевой лист может быть включена и другая информация, необходимая для работы организации. Речь идет о нормативном расходе топлива с учетом особенностей транспортного средства и состояния дорог, маршруте движения. Можно указать перерасход топлива или его экономию с учетом норматива расхода.
Подробнее про изменения в оформлении путевых листах, которые вступили в силу с сентября 2023 года читайте в статье блога
данные о сроке действия – начале и окончании использования автомобиля в служебных целях;
Форму документа необходимо зафиксировать в учетной политике компании внутренним приказом.
Хранить заполненные путевые листы следует в течение 5 лет с момента их использования.
Зачем нужен путевой лист водителю уже понятно. Важно отметить, что в законодательстве предусмотрены штрафные санкции за отсутствие путевых листов для тех, кто обязан заполнять их по законодательству, например, при осуществлении пассажирских перевозок или доставки грузов. Речь идет о сотрудниках ГИБДД, инспекторах ГИТ, а также органах Росздравнадзора после вынесения судебного решения.
Что будет, если не соблюдать правила
Если водитель осуществляет перевозку без путевого листа, ему грозит штраф в размере 500 руб.
Допуск водителя без проведения предрейсового осмотра грозит более серьезными последствиями – штрафом до 130 тыс. для организаций или до 25 тыс. руб. для предпринимателей. При выявлении повторных нарушений деятельность компании может быть приостановлена на срок до трех месяцев.
Существуют наказания и за несоблюдение требований к прохождению медосмотра.
В том случае, если путевой лист для чего используется –только для уменьшения налогооблагаемой базы, при допущении ошибок в заполнении сотрудник налоговой инспекции может признать расходы необоснованными и не учесть такие расходы.
Путевой лист – это документ, не имеющий строгой унифицированной формы и использующийся для контроля за передвижением транспортных средств организации. При осуществлении коммерческих перевозок на нем обязательно указываются данные о техосмотре транспортного средства, а также проведении медосмотра водителем.
Вместо заключения
Зная зачем путевой лист, можно оптимизировать учет движения автотранспорта, а также контролировать передвижение сотрудников на служебных автомобилях и при выполнении рабочих поручений руководителя.
Для вашего удобства мы подготовили шаблоны путевых листов, которые соответствуют всем требованиям Минтранса
Начните управление автопарком предприятия прямо сейчас
Бесплатно. Неограниченно. Без установки доп. оборудования
