БЛОГ ЗАВГАРА

Как компенсировать расходы на транспорт?

Использование личного автомобиля для производственных нужд подразумевает получение определенной компенсации затрат на топливо и износ транспортного средства. Рассмотрим, как компенсация расходов на использование личного транспорта отражается в налоговом и бухгалтерском учете компании – работодателя данного сотрудника.
Понятие компенсации и транспортных расходов

Трудовые функции некоторых категорий наемных работников непосредственным образом связаны с поездками: торговые агенты, водители, менеджеры, курьеры и т.д. Кассир, к примеру, часто ездит в банк сдавать наличные. Бухгалтеру периодически приходится выезжать в налоговую инспекцию для представления документации по запросам. Руководители среднего и высшего звена передвигаются по городу в течение всего дня. Все эти работники для поездок используют свой транспорт, компенсация затрат работодателем оговаривается на этапе приема таких специалистов на работу.

Под компенсацией понимается выплата определенной суммы, связанная с возмещением подчиненному затрат, связанных с непосредственным исполнением его трудовых обязанностей (статья 164 Трудового кодекса РФ).

Транспортные расходы, подлежащие возмещению, включают в себя:

  • компенсацию за эксплуатацию личного авто;
  • оплата арендованного автомобиля и возмещение всех издержек его содержания;
  • оплата билетов на общественный транспорт, поездок в такси и проч.
Когда работа подчиненного связана с постоянными разъездами, работодатель помимо транспортных расходов возмещает и остальные затраты – наем жилья, суточные расходы и т.д. (статья 168.1 Трудового кодекса РФ).


Документация для подтверждения транспортных издержек

Возмещение расходов за использование личного транспорта наряду с иными, включаемыми в себестоимость продукции или услуг затратами, производится лишь при соблюдении ряда условий:

  • произведенные расходы экономически обоснованы;
  • на совершенные траты есть корректно оформленные подтверждающие документы.
Важно: если затраты на эксплуатацию личного авто не согласованы с работодателем изначально, бухгалтерия вправе такие расходы не компенсировать (Письмо Министерства финансов РФ от 10 сентября 2015г. № 03-03-07/52139).

Рассмотрим оправдательную документацию более подробно.

  1. Нормативно-правовые локальные акты компании. Весь алгоритм возмещения транспортных издержек подчиненным должен быть прописан либо в Коллективном договоре, либо в специальном Положении. При заключении трудового договора на разъездной характер работы упоминание об этом факте обязательно должно присутствовать в тексте документа. Многие компании, где сотрудникам массово компенсируют затраты на транспорт и поездки, разрабатывают специальные Положения и там уже закрепляют должности подчиненных, размеры и порядок выплаты компенсаций;
  2. Возмещение конкретному сотруднику затрат на использование его личного автомобиля. Обоснованием выступают копия ПТС на машину и указание на трудовые функции, предполагающие постоянны поездки по работе. Сумма компенсации устанавливается в индивидуальном порядке и закрепляется в тесте дополнительного соглашения к трудовому договору. При включении данных расходов в уменьшающую налог на прибыль базу необходимо придерживаться законом установленных лимитов: не более 1,2 тыс.руб. в месяц для авто с двигателями менее 2 тыс. см3 объема; не более 1,5 тыс. руб. в месяц - если объем двигателя превышает 2 тыс. см3. (Постановление Правительства РФ №92 от 8 февраля 2002г.). Когда сумма ежемесячных компенсаций превышает данные ограничительные цифры, в налоговом и бухгалтерском учете возникают расхождения.

Важно: получение возмещения транспортных издержек на автомобиль, который не принадлежит подчиненному, налоговые инспекторы могут приравнять к прочему доходу с соответствующими последствиями - вычетом НДФЛ и доначислением во внебюджетные фонды страховых взносов (Письмо Министерства финансов РФ № 03-04-06/3-42 от 21 февраля 2012г.). Чтобы компенсация расходов на транспорт включала в себя возмещение средств, потраченных на бензин, требуется составление путевого листа.

Отдельно рассмотрим вариант с заключением договора аренды с подчиненным об эксплуатации его авто. Установленная этим документом фиксированная сумма включается в состав прочих расходов (статья 264 Налогового кодекса РФ, пункт 1, подпункт 10). Все затраты на ГСМ, оформление полиса ОСАГО, техосмотр, ремонт и т.д. несет арендатор - работодатель (статья 646 Гражданского кодекса России).

В заключение стоит упомянуть о компенсации средств, потраченных на такси. Данные издержки экономически оправданы лишь при упоминании в локальном акте организации. Сотрудник пишет заявление работодателю, поясняет необходимость совершенной поездки (поздний прилет, ранний рейс и др.).

Для учета компенсации всех расходов на использование личного авто используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетами затрат 20,23,25,26 или 44 (начисление). При выплате сумм работнику кредитуются счета 50 («Касса») или 51 («Расчетный счет»).

Вместо резюме: для возмещения сотруднику расходов, связанных с использованием его личного авто, необходимо экономическое обоснование издержек и грамотно заполненная первичная документация. В налоговую базу для определения налога на прибыль компенсационные суммы включают в пределах установленных законом нормативов.

12.10.2021 Блог Завгара

Вы можете протестировать программу Завгар Онлайн бесплатно..
Другие статьи блога