Как компенсировать расходы на транспорт?

Трудовые функции некоторых категорий наемных работников непосредственным образом связаны с поездками: торговые агенты, водители, менеджеры, курьеры и т.д. Кассир, к примеру, часто ездит в банк сдавать наличные. Бухгалтеру периодически приходится выезжать в налоговую инспекцию для представления документации по запросам. Руководители среднего и высшего звена передвигаются по городу в течение всего дня. Все эти работники для поездок используют свой транспорт, компенсация затрат работодателем оговаривается на этапе приема таких специалистов на работу.Под компенсацией понимается выплата определенной суммы, связанная с возмещением подчиненному затрат, связанных с непосредственным исполнением его трудовых обязанностей (статья 164 Трудового кодекса РФ).

Транспортные расходы, подлежащие возмещению, включают в себя:

• компенсацию за эксплуатацию личного авто;
• оплата арендованного автомобиля и возмещение всех издержек его содержания;
• оплата билетов на общественный транспорт, поездок в такси и проч.

Когда работа подчиненного связана с постоянными разъездами, работодатель помимо транспортных расходов возмещает и остальные затраты – наем жилья, суточные расходы и т.д. (статья 168.1 Трудового кодекса РФ).

Понятие компенсации и транспортных расходов

Возмещение расходов за использование личного транспорта наряду с иными, включаемыми в себестоимость продукции или услуг затратами, производится лишь при соблюдении ряда условий:

• произведенные расходы экономически обоснованы;
• на совершенные траты есть корректно оформленные подтверждающие документы.

Важно: если затраты на эксплуатацию личного авто не согласованы с работодателем изначально, бухгалтерия вправе такие расходы не компенсировать (Письмо Министерства финансов РФ от 10 сентября 2015г. № 03-03-07/52139).

Рассмотрим оправдательную документацию более подробно.

1. Нормативно-правовые локальные акты компании. Весь алгоритм возмещения транспортных издержек подчиненным должен быть прописан либо в Коллективном договоре, либо в специальном Положении. При заключении трудового договора на разъездной характер работы упоминание об этом факте обязательно должно присутствовать в тексте документа. Многие компании, где сотрудникам массово компенсируют затраты на транспорт и поездки, разрабатывают специальные Положения и там уже закрепляют должности подчиненных, размеры и порядок выплаты компенсаций;
2. Возмещение конкретному сотруднику затрат на использование его личного автомобиля. Обоснованием выступают копия ПТС на машину и указание на трудовые функции, предполагающие постоянны поездки по работе. Сумма компенсации устанавливается в индивидуальном порядке и закрепляется в тесте дополнительного соглашения к трудовому договору. При включении данных расходов в уменьшающую налог на прибыль базу необходимо придерживаться законом установленных лимитов: не более 1,2 тыс.руб. в месяц для авто с двигателями менее 2 тыс. см3 объема; не более 1,5 тыс. руб. в месяц - если объем двигателя превышает 2 тыс. см3. (Постановление Правительства РФ №92 от 8 февраля 2002г.). Когда сумма ежемесячных компенсаций превышает данные ограничительные цифры, в налоговом и бухгалтерском учете возникают расхождения.

Документация для подтверждения транспортных издержек

Попробуйте систему Завгар Онлайн, для автопарка любого размера она бесплатна в тестовом периоде, а в будущем стандартная подписка в месяц будет стоить, как 6 литров дизельного топлива. Хуже точно не станет, но по результатам внедрения могу смело констатировать, что стоимость эксплуатации снизится минимум на 10%. В совсем запущенных компаниях эта цифра достигает 50%

Для учета компенсации всех расходов на использование личного авто используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции со счетами затрат 20,23,25,26 или 44 (начисление). При выплате сумм работнику кредитуются счета 50 («Касса») или 51 («Расчетный счет»).

Вместо резюме: для возмещения сотруднику расходов, связанных с использованием его личного авто, необходимо экономическое обоснование издержек и грамотно заполненная первичная документация. В налоговую базу для определения налога на прибыль компенсационные суммы включают в пределах установленных законом нормативов.

В заключение стоит упомянуть о компенсации средств, потраченных на такси. Данные издержки экономически оправданы лишь при упоминании в локальном акте организации. Сотрудник пишет заявление работодателю, поясняет необходимость совершенной поездки (поздний прилет, ранний рейс и др.).