Как контролировать расход топлива на предприятии

Контроль расхода топлива — это регулярная проверка того, сколько топлива получает автомобиль и сколько он расходует в процессе эксплуатации.

Для этого сравнивают:

• количество заправленного топлива;
• пробег автомобиля;
• остаток топлива в баке;
• фактический расход;
• установленную норму или целевой показатель;
• условия эксплуатации.

Например, если автомобиль за определенный период получил 500 литров топлива и прошел 2 000 км, его средний расход можно рассчитать по соотношению объема топлива к пробегу.
Но одного расчета недостаточно. Чтобы понять, почему показатель изменился, нужно знать, где и когда происходили заправки, как менялся уровень топлива и в каких условиях работал автомобиль.

Даже небольшие отклонения от обычного расхода при большом количестве автомобилей могут существенно влиять на затраты компании.
Контроль помогает:

Чтобы оценивать расход объективно, недостаточно знать только сумму расходов или количество чеков.

На практике предприятия используют несколько методов. Они решают разные задачи и могут дополнять друг друга.

Самый простой вариант — рассчитывать расход исходя из пробега автомобиля и установленной нормы.
Например, если для автомобиля используется нормативный показатель в литрах на 100 км, его можно сравнить с фактическим объемом топлива за тот же период.
Метод удобен для базового учета, но у него есть ограничение: он показывает расчетный показатель и не дает полной информации о том, что происходило с топливом в баке.
Поэтому при заметных отклонениях приходится дополнительно разбираться в причинах.

Можно фиксировать каждую заправку на основании чеков.
В таком случае предприятие получает информацию о:

• дате заправки;
• количестве топлива;
• стоимости;
• типе топлива;
• месте покупки.

Метод позволяет вести учет расходов, однако требует дисциплины водителей и ручной обработки информации.
Кроме того, чек подтверждает факт покупки топлива, но сам по себе не показывает, что произошло с ним после заправки.

Топливные карты позволяют получать данные об операциях непосредственно от топливного оператора.
Вместо ручного переноса каждой заправки можно получать информацию о совершенных операциях в автоматическом режиме.

При этом топливные карты особенно полезны не только для оплаты, но и для учета:

• количества приобретенного топлива;
• стоимости;
• даты и времени операции;
• места заправки;
• автомобиля, к которому относится операция.

Если предприятие использует несколько источников данных, операции по топливным картам можно сопоставлять с информацией из системы мониторинга.
На сайте «Завгар Онлайн» интеграция с топливными картами используется именно как один из источников данных для учета топлива.

GPS/ГЛОНАСС позволяет получить данные о пробеге, маршрутах и движении автомобиля.
Это важно для анализа расхода: вместо отдельного расчета по чекам можно сопоставлять заправки с фактическим движением транспорта.

Например, если заправка была выполнена в определенной точке, данные мониторинга позволяют проверить, где находился автомобиль в этот момент и какой пробег он прошел за рассматриваемый период.
При этом GPS/ГЛОНАСС сам по себе не является полноценным измерителем топлива. Его ценность для задачи контроля расхода заключается прежде всего в данных о движении и пробеге.

Датчик уровня топлива — ДУТ — используется, когда необходимо получать информацию об изменении количества топлива непосредственно в баке.

С его помощью можно отслеживать:

• текущий уровень топлива;
• заправки;
• изменения уровня между заправками;
• динамику остатка топлива.

Это уже позволяет сравнивать не только приобретенное, но и фактически находящееся в баке топливо.
При подключении ДУТ к системе мониторинга данные могут использоваться вместе с информацией о пробеге и заправках. «Завгар Онлайн» также предусматривает работу с данными об уровне топлива как дополнительным источником контроля.

У каждого метода есть ограничения.
Чек показывает покупку топлива.
Топливная карта показывает операцию на АЗС.
GPS/ГЛОНАСС показывает движение и пробег.
ДУТ показывает изменение уровня топлива в баке.
Когда эти данные используются вместе, можно получить гораздо более полную картину.
Например:

Если показатели существенно расходятся, операцию можно проверить дополнительно.
Именно сопоставление данных является основой более детального контроля топлива, а не использование одного показателя в отдельности.

Чтобы контроль работал регулярно, его лучше выстроить как последовательный процесс.

Сам по себе высокий показатель ещё не объясняет причину.
Например, увеличение расхода может быть связано с:

Поэтому при анализе желательно смотреть не только на абсолютный расход, но и на контекст.
Полезно сравнивать автомобиль:
с самим собой — в разные периоды;
с аналогичными автомобилями — в рамках одного автопарка;
с плановым показателем — относительно установленной нормы или целевого значения.
Так проще отделить обычное изменение условий эксплуатации от действительно необычного отклонения.

Если в компании несколько автомобилей, собрать данные вручную еще возможно. Но по мере роста автопарка количество операций быстро увеличивается.
Сотруднику приходится:

В результате контроль расхода превращается в отдельную постоянную операционную задачу.
В этом случае имеет смысл автоматизировать сбор и сопоставление данных.
Например, «Завгар Онлайн» объединяет информацию о заправках, топливных картах, чеках, пробеге и уровне топлива и позволяет анализировать показатели по автопарку в одной системе.
Подробнее: программа для учета топлива и ГСМ на предприятии

Универсального метода для всех предприятий нет. Выбор зависит от размера автопарка, типа транспорта и того, насколько детально нужно контролировать топливо.

Для небольшого автопарка может быть достаточно базового учета. Если же необходимо регулярно сопоставлять большое количество операций и контролировать фактические изменения уровня топлива, целесообразно использовать несколько источников данных одновременно.

Автоматизация не отменяет сам процесс контроля, а переносит рутинные операции в систему.

Вместо ручного сведения данных можно построить следующий процесс:
Заправка → получение данных → сопоставление → расчет расхода → выявление отклонения → отчет.

В зависимости от используемой конфигурации в системе могут объединяться данные о топливных картах, чеках, пробеге и уровне топлива.

«Завгар Онлайн» использует именно такой подход: данные из разных источников объединяются, а информация по расходу топлива и операциям доступна по автопарку в единой системе.

Подробнее о системе контроля топлива

Чтобы контроль расхода топлива действительно помогал управлять затратами, важно смотреть не на один показатель, а на всю цепочку:

Чем больше информации доступно одновременно, тем проще понять, что происходит с топливом и где требуется дополнительная проверка.
Для небольшого автопарка можно начать с учета заправок и пробега. По мере роста количества автомобилей имеет смысл автоматизировать сбор данных, подключать топливные карты и мониторинг, а при необходимости — датчики уровня топлива.