Как и зачем перевозчикам вести путевой лист в электронном виде?

18 апреля 2022
Кейсы
FMS
Топливо
Сервис
Автоматизация
На данный момент перевозчики все чаще отказываются от бумажных вариантов путевых листов и все больше оценивают преимущество использования электронных.
В законе нет четких указаний, какой из вариантов заполнения путевых листов должен выбрать руководитель автопарка. Некоторые компании до сих пор используют традиционный вариант заполнения, создавая по несколько бумажных копий. Но в большинстве своем современные организации используют электронные версии для заполнения и проверки путевых листов. Стоит отметить, что выбор носителя зависит от организации, хоть и многие заголовки на автомобильных сайтах твердят о переводе всех грузоперевозчиков на систему электронных путевых листов к 2023 году.

Но что это вообще такое и как с этим работать? Давайте разберемся.


Путевой лист в электронном виде является обычным аналогом бумажного варианта, в нем сохранены все необходимые реквизиты и правила для удобства заполнения и "безболезненного" перехода. А точнее:

Что такое электронный путевой лист и как с ним работать?

  • Полная информация о водителе
  • Номер путевого листа и его обозначение
  • Данные о автомобиле
  • Срок действия путевого листа
  • Данные собственника транспортного средства
Вся эта информация совершенно идентично переносится в электронный вид и хранится в базе данных от 5 лет в выбранной Вами программе.

На данный момент существует небольшое количество программных обеспечений и продуктов для плавного и понятного перехода на электронный вариант документа, одной из которой является программа Завгар Онлайн.


Попробуйте систему Завгар Онлайн, для автопарка любого размера она бесплатна в тестовом периоде, а в будущем, стандартная подписка в месяц будет стоить как 6 литров дизельного топлива. Хуже точно не станет, но по результатам внедрения могу смело констатировать, что стоимость эксплуатации снизиться минимум на 10%. В совсем запущенных компаниях эта цифра достигает 50%

Какие проблемы присутствуют при ведении путевых листов в бумажном виде?

В 2022 году на переход к электронному ведению документов (в том числе и маршрутные листов) подталкивает ряд неблагоприятных факторов, в том числе и отсутствие бумаги для печати и ее необоснованное подорожание на рынке. Но есть и постоянные проблемы, которые сопровождают перевозчиков достаточно долгое время:
Ежедневные заполнения путевых листов для всех автомобилей в автопарке вручную
Сложность в оценке расходов гсм
Сложность в оценке бухгалтером достоверности информации о пройденном пути автомобиля и расходе топлива
Штрафы за отстутствие путевых листов
Высокие штрафы за отсутствие маршрутных листов
Заполнение путевых листов
Хранение документации в бухгалтерии по 5 лет
Хранение документации в бухгалтерии
Все эти проблемы сопровождают перевозчиков на ежедневной основе, решение которых кроется в переходе на электронный вариант путевого листа и выбор правильной программы с нужными интеграциями.
Переход на использование электронных путевых листов позволит свести к минимуму личные обращения грузоперевозчиков в органы власти, что позволит значительно сократить и ускорить выдачу соответствующих документов. Это также поможет сократить время на заполнение каждого путевого листа отдельно и организует шаблон для переноса данных.

Какие возможности предоставляет программа Завгар Онлайн для проверки и заполнения путевых листов?

Как показывает статистика, уже больше 30% организаций с собственным автопарком пользуются программами для заполнения электронных путевых листов, но не во всех случаях есть достаточный набор функционала, способный максимально упростить и облегчить ведение ежедневной документации. На рынке решений и возможностей не все программы имеют возможность получения данных из программы мониторинга транспорта для еще более точного оформления данных о маршрутах и расходе топлива. В решении Завгар Онлайн присутствует ряд преимуществ, способных полностью облегчить работу перевозчиков:
  1. Формирование юридически правильной формы путевого листа
  2. Единое заполнение путевых листов для всех машин в автопарке
  3. Хранение информации в базе данных от 5 лет
  4. Доступность путевого листа в мобильном приложении
  5. Налаживание и ведение ЭДО
  6. Бухгалтерия в любой момент может сверить информацию о расходе ГСМ из системы мониторинга

Решение от Завгар Онлайн помоет избавиться от ряда проблем и сократить затраты на ведение бумажной бухгалтерии в период санкций.

Какой можно сделать вывод?

Большинство владельцев автопарков и перевозчики уже перешли на электронную обработку и ведение путевых листов. Электронная документация становится все более удобной и практичной, не требует затрат и особых принципов хранения. Мобильное приложение позволяет иметь при себе документ в электронном виде и в нужный момент использовать его. А интеграция с системой мониторинга транспорта позволяет получать достоверную информацию о пройденном пути и затраченном топливе, помогаю вести актуальный расчет расходов и прибыли.

Блог Завгара

Начните управление автопарком предприятия прямо сейчас

Бесплатно. Неограниченно. Без установки доп. оборудования
Ноутбук с дашбоардом программы