Как и зачем перевозчикам вести путевой лист в электронном виде?

18 апреля 2022

Кейсы

FMS

Топливо

Сервис

Автоматизация

На данный момент перевозчики все чаще отказываются от бумажных вариантов путевых листов и все больше оценивают преимущество использования электронных.
В законе нет четких указаний, какой из вариантов заполнения путевых листов должен выбрать руководитель автопарка. Некоторые компании до сих пор используют традиционный вариант заполнения, создавая по несколько бумажных копий. Но, в большинстве своем, современные организации используют электронные версии для заполнения и проверки путевых листов. Стоит отметить, что выбор носителя зависит от организации, хоть и многие заголовки на автомобильных сайтах твердят о переводе всех грузоперевозчиков на систему электронных путевых листов к 2023 году.

Но что это вообще такое и как с этим работать? Давайте разберемся.

Путевой лист в электронном виде является обычным аналогом бумажного варианта, в нем сохранены все необходимые реквизиты и правила для удобства заполнения и "безболезненного" перехода. А точнее:

Вся эта информация совершенно идентично переносится в электронный вид и хранится в базе данных от 5 лет в выбранной Вами программе.

На данный момент существует небольшое количество программных обеспечений и продуктов для плавного и понятного перехода на электронный вариант документа, одной из которой является программа Завгар Онлайн.

Попробуйте систему Завгар Онлайн, для автопарка любого размера она бесплатна в тестовом периоде, а в будущем, стандартная подписка в месяц будет стоить как 6 литров дизельного топлива. Хуже точно не станет, но по результатам внедрения могу смело констатировать, что стоимость эксплуатации снизится минимум на 10%. В совсем запущенных компаниях эта цифра достигает 50%

В 2022 году на переход к электронному ведению документов (в том числе и маршрутные листов) подталкивает ряд неблагоприятных факторов, в том числе и отсутствие бумаги для печати, и ее необоснованное подорожание на рынке. Но есть и постоянные проблемы, которые сопровождают перевозчиков достаточно долгое время:

Ежедневные заполнения путевых листов для всех автомобилей в автопарке вручную

Сложность в оценке бухгалтером достоверности информации о пройденном пути автомобиля и расходе топлива

Высокие штрафы за отсутствие маршрутных листов

Хранение документации в бухгалтерии по 5 лет

Все эти проблемы сопровождают перевозчиков на ежедневной основе, решение которых кроется в переходе на электронный вариант путевого листа и выбор правильной программы с нужными интеграциями. Если у вас все же остались сомнения, мы подготовили для вас классические путевые листы для разных видов транспорта

Переход на использование электронных путевых листов позволит свести к минимуму личные обращения грузоперевозчиков в органы власти, что позволит значительно сократить и ускорить выдачу соответствующих документов. Это также поможет сократить время на заполнение каждого путевого листа отдельно и организует шаблон для переноса данных.

Как показывает статистика, уже больше 30% организаций с собственным автопарком пользуются программами для заполнения электронных путевых листов, но не во всех случаях есть достаточный набор функционала, способный максимально упростить и облегчить ведение ежедневной документации. На рынке решений и возможностей не все программы имеют возможность получения данных из программы мониторинга транспорта для еще более точного оформления данных о маршрутах и расходе топлива. В решении Завгар Онлайн присутствует ряд преимуществ, способных полностью облегчить работу перевозчиков:

Решение от Завгар Онлайн поможет избавиться от ряда проблем и сократить затраты на ведение бумажной бухгалтерии в период санкций.

Большинство владельцев автопарков и перевозчики уже перешли на электронную обработку и ведение путевых листов. Электронная документация становится все более удобной и практичной, не требует затрат и особых принципов хранения. Мобильное приложение позволяет иметь при себе документ в электронном виде и в нужный момент использовать его. А интеграция с системой мониторинга транспорта позволяет получать достоверную информацию о пройденном пути и затраченном топливе, помогая вести актуальный расчет расходов и прибыли.

Бесплатно. Неограниченно. Без установки доп. оборудования