Как создавать эффективные отчеты работы автопарка

24 июня 2023

Кейсы

FMS

Топливо

Сервис

Автоматизация

1. Знайте свою аудиторию

Первым шагом в создании любого отчета является определение интересов людей, которые будут этот отчет использовать. У разных заинтересованных сторон будут разные информационные потребности, поэтому убедитесь, что ваши отчеты отвечают на вопросы, которые имеют ценность для конкретного подразделения.

2. Сохраняйте наглядность

Чтобы проанализировать прогресс в цифрах важно видеть динамику показателей на графике. Представление данных в графическом формате помогает продемонстрировать ситуацию более эффективно, чем просто напечатанная сводка. Платформы для управления автопарком имеют возможность автоматически генерировать графики на основе данных, которые вы записываете. Но если у вас нет доступа к программному обеспечению для управления автопарком, простая электронная таблица может сделать многое за вас благодаря встроенным форматам графиков.

3. Простота – ключ к успеху

Может возникнуть соблазн включать в отчеты каждую мелочь из данных, над сбором которых вы так усердно работали, но простота лучше представит контекст. Перегруженность отчетов избытком информации может заслонить показатели, которые действительно важны. К тому же, вы потратите много времени. Подумайте, что важно для специалистов, которые будет анализировать отчет и исключите все, что может помешать понять состояние автопарка.

4. Сосредоточьтесь на конкретных показателях

Часто KPI являются основным показателем роста автопарка и если вы не можете четко увидеть этот показатель в отчетах, у вас не будет измеримого способа представить ситуацию в бизнесе. Поэтому имеет смысл уделить расчету KPI больше времени.

5. Контекст имеет значение

Цифры не всегда дают четкую картину. Например, если вы показываете в отчетах снижение расходов на топливо, но не указываете на увеличение времени простоя, которое привело к снижению, то вы можете непреднамеренно скрыть жизненно важный контекст. Обязательно давайте в отчетах контекст и не позволяйте неполным отчетам заставить людей верить в то, что ситуация более радужная или мрачная, чем есть на самом деле.

6. Подумайте о действиях

Отчеты не должны быть простым считыванием цифр. В них вы можете также предлагать потенциальные действия для решения проблем. Например, если вы видите, что стоимость одной мили увеличивается, включите в отчет несколько действий, которые могут помочь снизить этот показатель.

7. Будьте последовательны

Установите периодичность отчетности, которая соответствует целям вашего автопарка и позволяет вам регулярно оценивать эффективность работы. Этот график может быть еженедельным, ежемесячным, ежеквартальным или любым другим. Также рассмотрите возможность стандартизации формата отчетности с одинаковыми показателями, представленными одним и тем же способом. Так будет легче увидеть изменения от одного отчетного периода к другому.

8. Получайте обратную связь

Лучший способ узнать, полезны ли ваши отчеты – это спросить. Когда вы только создаете отчетность, спросите людей, какие данные они сочли бы полезными и постарайтесь максимально соответствовать этому. Затем продолжайте улучшения по мере получения новых отзывов.

Отчетность в Завгар Онлайн

Хорошая платформа управления автопарком сэкономит вам часы работы, автоматически экспортируя данные в читаемые отчеты. Завгар Онлайн обновляет все показатели в режиме реального времени, поэтому ваши данные готовы к экспорту в любое время. Также вы можете отфильтровать их по автомобилям, группам автомобилей или показателям, чтобы получить только ту информацию, которая вам нужна. Также в программе предусмотрен удобный обмен данными. Их можно отправить в почтовый ящик, экспортировать в PDF и распечатать.

Бесплатно. Неограниченно. Без установки доп. оборудования