Бесплатный звонок по России
RU
Как создавать эффективные отчеты работы автопарка
24 июня 2023
Кейсы
FMS
Топливо
Сервис
Автоматизация
Иногда отчеты не пользуются популярностью лишь потому, что выглядят непонятно, и их, как следствие, затруднительно анализировать. Но существует несколько простых правил, следуя которым вы сделаете отчеты понятнее, информативнее и полезнее для бизнеса.
На самом деле, отчетность является неотъемлемой частью управления любым бизнесом, но создание отчета по метрикам, который люди действительно будут читать, может оказаться сложной задачей. Чтобы сделать отчеты эффективными, необходимо найти хороший баланс между визуализацией данных и четкой коммуникацией, чтобы каждый получил то, что ему нужно от показателей.
Вот несколько советов, которые вы можете использовать для создания эффективных отчетов:
1. Знайте свою аудиторию
Первым шагом в создании любого отчета является определение интересов людей, которые будут этот отчет использовать. У разных заинтересованных сторон будут разные информационные потребности, поэтому убедитесь, что ваши отчеты отвечают на вопросы, которые имеют ценность для конкретного подразделения.
2. Сохраняйте наглядность
Чтобы проанализировать прогресс в цифрах важно видеть динамику показателей на графике. Представление данных в графическом формате помогает продемонстрировать ситуацию более эффективно, чем просто напечатанная сводка. Платформы для управления автопарком имеют возможность автоматически генерировать графики на основе данных, которые вы записываете. Но если у вас нет доступа к программному обеспечению для управления автопарком, простая электронная таблица может сделать многое за вас благодаря встроенным форматам графиков.
3. Простота – ключ к успеху
Может возникнуть соблазн включать в отчеты каждую мелочь из данных, над сбором которых вы так усердно работали, но простота лучше представит контекст. Перегруженность отчетов избытком информации может заслонить показатели, которые действительно важны. К тому же, вы потратите много времени. Подумайте, что важно для специалистов, которые будет анализировать отчет и исключите все, что может помешать понять состояние автопарка.
4. Сосредоточьтесь на конкретных показателях
Часто KPI являются основным показателем роста автопарка и если вы не можете четко увидеть этот показатель в отчетах, у вас не будет измеримого способа представить ситуацию в бизнесе. Поэтому имеет смысл уделить расчету KPI больше времени.
5. Контекст имеет значение
Цифры не всегда дают четкую картину. Например, если вы показываете в отчетах снижение расходов на топливо, но не указываете на увеличение времени простоя, которое привело к снижению, то вы можете непреднамеренно скрыть жизненно важный контекст. Обязательно давайте в отчетах контекст и не позволяйте неполным отчетам заставить людей верить в то, что ситуация более радужная или мрачная, чем есть на самом деле.
6. Подумайте о действиях
Отчеты не должны быть простым считыванием цифр. В них вы можете также предлагать потенциальные действия для решения проблем. Например, если вы видите, что стоимость одной мили увеличивается, включите в отчет несколько действий, которые могут помочь снизить этот показатель.
7. Будьте последовательны
Установите периодичность отчетности, которая соответствует целям вашего автопарка и позволяет вам регулярно оценивать эффективность работы. Этот график может быть еженедельным, ежемесячным, ежеквартальным или любым другим. Также рассмотрите возможность стандартизации формата отчетности с одинаковыми показателями, представленными одним и тем же способом. Так будет легче увидеть изменения от одного отчетного периода к другому.
8. Получайте обратную связь
Лучший способ узнать, полезны ли ваши отчеты – это спросить. Когда вы только создаете отчетность, спросите людей, какие данные они сочли бы полезными и постарайтесь максимально соответствовать этому. Затем продолжайте улучшения по мере получения новых отзывов.
Первым шагом в создании любого отчета является определение интересов людей, которые будут этот отчет использовать. У разных заинтересованных сторон будут разные информационные потребности, поэтому убедитесь, что ваши отчеты отвечают на вопросы, которые имеют ценность для конкретного подразделения.
2. Сохраняйте наглядность
Чтобы проанализировать прогресс в цифрах важно видеть динамику показателей на графике. Представление данных в графическом формате помогает продемонстрировать ситуацию более эффективно, чем просто напечатанная сводка. Платформы для управления автопарком имеют возможность автоматически генерировать графики на основе данных, которые вы записываете. Но если у вас нет доступа к программному обеспечению для управления автопарком, простая электронная таблица может сделать многое за вас благодаря встроенным форматам графиков.
3. Простота – ключ к успеху
Может возникнуть соблазн включать в отчеты каждую мелочь из данных, над сбором которых вы так усердно работали, но простота лучше представит контекст. Перегруженность отчетов избытком информации может заслонить показатели, которые действительно важны. К тому же, вы потратите много времени. Подумайте, что важно для специалистов, которые будет анализировать отчет и исключите все, что может помешать понять состояние автопарка.
4. Сосредоточьтесь на конкретных показателях
Часто KPI являются основным показателем роста автопарка и если вы не можете четко увидеть этот показатель в отчетах, у вас не будет измеримого способа представить ситуацию в бизнесе. Поэтому имеет смысл уделить расчету KPI больше времени.
5. Контекст имеет значение
Цифры не всегда дают четкую картину. Например, если вы показываете в отчетах снижение расходов на топливо, но не указываете на увеличение времени простоя, которое привело к снижению, то вы можете непреднамеренно скрыть жизненно важный контекст. Обязательно давайте в отчетах контекст и не позволяйте неполным отчетам заставить людей верить в то, что ситуация более радужная или мрачная, чем есть на самом деле.
6. Подумайте о действиях
Отчеты не должны быть простым считыванием цифр. В них вы можете также предлагать потенциальные действия для решения проблем. Например, если вы видите, что стоимость одной мили увеличивается, включите в отчет несколько действий, которые могут помочь снизить этот показатель.
7. Будьте последовательны
Установите периодичность отчетности, которая соответствует целям вашего автопарка и позволяет вам регулярно оценивать эффективность работы. Этот график может быть еженедельным, ежемесячным, ежеквартальным или любым другим. Также рассмотрите возможность стандартизации формата отчетности с одинаковыми показателями, представленными одним и тем же способом. Так будет легче увидеть изменения от одного отчетного периода к другому.
8. Получайте обратную связь
Лучший способ узнать, полезны ли ваши отчеты – это спросить. Когда вы только создаете отчетность, спросите людей, какие данные они сочли бы полезными и постарайтесь максимально соответствовать этому. Затем продолжайте улучшения по мере получения новых отзывов.
Отчетность в Завгар Онлайн
Хорошая платформа управления автопарком сэкономит вам часы работы, автоматически экспортируя данные в читаемые отчеты. Завгар Онлайн обновляет все показатели в режиме реального времени, поэтому ваши данные готовы к экспорту в любое время. Также вы можете отфильтровать их по автомобилям, группам автомобилей или показателям, чтобы получить только ту информацию, которая вам нужна. Также в программе предусмотрен удобный обмен данными. Их можно отправить в почтовый ящик, экспортировать в PDF и распечатать.
Начните управление автопарком предприятия прямо сейчас
Бесплатно. Неограниченно. Без установки доп. оборудования
