Как флит менеджер решает задачи по управлению и контролю автопарка?

25 ноября 2021
Кейсы
FMS
Топливо
Сервис
Автоматизация
Владение автомобилем, на первый взгляд, кажется в современном мире уже обыденной и простой вещью, не требующей специализированных навыков и знаний, но на самом деле каждый водитель - это ответственный специалист, несущий ответственность за свое транспортное средство и окружающих его людей. Но если водитель - это профессия, а не просто владение своей собственной машиной, ответственность возрастает в разы. И лучше всего разделить эту ответственность с профессионалом. Сейчас для такой задачи существует новая специализация - флит-менеджмент (fleet management).
Fleet-management - управление автопарком. Это комплекс мер, позволяющий устранить и минимизировать риски, связанные с вложениями в транспортные средства, повысить эффективность и производительность, а также снизить общие затраты.
Раньше, людей отвечающих за корпоративный автотранспорт называли руководителями автопарка, однако профессия "Fleet-manager" стала набирать всю большую популярность в крупных городах СНГ, дополняя и автоматизируя систему управления транспортными средствами.
Специалист в этой сфере обладает качественным набором навыков для управления крупными автопарками с целью повышения эффективности использования ресурсов компании.
Флит-менеджер занимается ведением автопарка с самых начал - от первичной регистрации и учета транспорта до итогового контроля логистики, администрирования и последующей замены транспортных средств автопарка по мере выхода их из срока эксплуатации.
Онлайн управление автопарком

Как обычно проходит среднестатистическая работа автопарка в России на данный момент?

Многие автопарки, даже довольно крупные, по старинке пользуются традиционными средствами администрирования организацией - это стандартная бумажная документация и эксель-таблицы. С такой структурой бывает довольно легко упустить весомые детали, что впоследствии сказывается на результативности показателей компании. Флит-менеджер является тем самым человеком, который может помочь компании выйти на новый уровень, используя уже имеющиеся у предприятия ресурсы.
Для компаний с автопарком всегда актуальны проблемы:
Управление автопарком является лишь дополнительной функцией в большом количестве компаний, а значит, бюджет на развитие транспортного отдела сильно ограничен. Расходы на обучение и развитие персонала, мотивацию, совершенствование инфраструктуры минимальны
Внутренний транспортный отдел играет второстепенную сервисную роль, поэтому оценить его эффективность проблематично
Отсутствие IT-решений делает невозможным внедрение мер по оптимизации затрат. Вопросы экономного расхода топлива, бережной эксплуатации и обслуживания машин отодвигаются на второй план, поскольку на это не хватает ресурсов

Чем же занимается fleet-manager, как управляющий автопарком?

Fleet-менеджмент контролирует следующие аспекты:
Формирование
автопарка
Формированиие автопарка
Техническое обслуживание и ремонт
Контроль Технического обслуживаня
ГСМ и топливные карты
Топливные карты
Страхование и платные услуги
Услуги страхования
Автоматизация
и мониторинг
Мониторинг автопарка
Фонд оплаты труда водителей
ФОТ водителей
Обучение водителей
Обучение водителей
Управление
бюджетом
Бюджет автопарка

Что происходит после?

Дальше происходит работа с персоналом, за которым впоследствии будет закреплена техника. Жизнь человека - ресурс куда более ценный, чем транспортные средства и их комплектующие, поэтому следующим этапом работы флит-менеджера является обеспечение комфортной работы с техникой и ответственностью за сохранность здоровья сотрудников. Что подразумевается под безопасностью водителей и людей, которые будут работать с ТС? В первую очередь, автомобиль должен обеспечить сохранность здоровья водителя и обладать как минимум двумя подушками безопасности. Должна быть установлена система курсовой устойчивости и ABS. Флит-менеджер формирует все требования к безопасности автомобиля и заносит их в транспортную политику, которая будет необходима при покупке новых транспортных средств в организацию. Если ТС не будет соответствовать требованиям безопасности, прописанным в документах, то ее покупку могут забраковать.
Водитель в том числе должен обладать определенными компетенциями для безопасной работы с ТС. Флит-менеджер не может допускать к вождению автомобилем водителя, стаж которого менее трех лет. Такая мера также помогает компании сэкономить время на обучение "зеленых" водителей, особенно это может быть опасно при вождении специализированной корпоративной техники. Не все компании могут позволить себе так тщательно отбирать кандидатов на должность, поэтому в некоторых случаях отбор кадров может быть более гибким, все это согласовывается флит-менеджером с руководством и отделом кадров.
Флит-менеджер может устроить профессиональный отбор кадров, если требования к сотрудникам серьезные. Например, нанять профессионального инструктора, который будет тестировать водителя на должность, при этом тестирование будет включать в себя не столько оценку навыков вождения и парковки, сколько адекватность поведения водителя на дороге, его стрессоустойчивость и умение реагировать на неприятности на дорогах, потому как многие ДТП случаются именно из-за неумения адекватно отреагировать на чрезвычайную ситуацию на дорогах. Также менеджер автопарка может повышать квалификацию сотрудников путем проведения образовательных мероприятий, таких как тренинги по вождению или проверку знаний правил ПДД.
Флит-менеджер контролирует все вопросы по страховым случаям, если машина попала в ДТП, регулирует административные и правовые вопросы и ведет аналитику по таким случаям - если выяснится, что частые ДТП происходят по вине водителя, то менеджер должен будет вынести на обсуждение замену сотрудника или применение к нему санкций.
Ведение учета автопарка в Fms системе

Как флит-менеджер работает с документацией?

Для организации очень важно соблюдать порядок в документации, потому что если ей не заниматься, рано или поздно настанет момент, когда проблемы с документооборотом начнут снижать эффективность работы компании в самых неожиданных местах.
Один из важных документов для любой компании, работающей с транспортом, это путевой лист. В него заносятся данные о техосмотре автомобиля, данные по расходу топлива на транспортное средство, а также данные медосмотра водителя, который управляет данным ТС. Если водителя остановят сотрудники ГИБДД, а на руках у него будет отсутствовать путевой лист, органы правопорядка могут выписать штраф на водителя или организацию, в которой он работает.
Медосмотр и техосмотр касается не всего персонала, его не должны проходить люди, которые не взаимодействуют с ТС напрямую - продажники, менеджеры и прочие сотрудники. Флит-менеджер должен грамотно подготовить документацию, при этом действовать иногда необходимо на упреждение: необходимо заранее брать под контроль проблемы, которые могут возникнуть в ходе работы. Например, чтобы не возникало логических ошибок, когда водитель значится в документах на другой должности, из-за чего у организации могут возникнуть проблемы вплоть до штрафов в размере нескольких сотен тысяч рублей.
Помимо путевых листов, медосмотров и техосмотров, менеджер также контролирует постановку автомобилей на учет, контроль материальных ценностей и должностных инструкций - это достаточно большой объем данных, поэтому организациям покрупнее может понадобиться не один такой сотрудник в штат

Транспортная политика предприятия

Вся документация, которой занимается флит-менеджер, со временем превращается в определенные разделы, именуемые разделами транспортной политики. Это документ, который впоследствии экономит время самому менеджеру и организации в целом, позволяя не решать одни и те же проблемы несколько раз подряд.
Такие разделы могут документировать должностные обязанности сотрудников, решение рядовых ситуаций, порядок закупки и списания техники и запчастей, необходимое для работы сотрудников оснащение и так далее.

Подведем итоги

Если в предприятии есть парк транспортных средств, то необходимо задуматься о наличии флит-менеджера в штате, так как это может сэкономить организации много времени и денег, а также упорядочить процессы и организационные моменты.