Как флит-менеджер работает с документацией?
Для организации очень важно соблюдать порядок в документации, потому что если ей не заниматься, рано или поздно настанет момент, когда проблемы с документооборотом начнут снижать эффективность работы компании в самых неожиданных местах.
Один из важных документов для любой компании, работающей с транспортом, это путевой лист. В него заносятся данные о техосмотре автомобиля, данные по расходу топлива на транспортное средство, а также данные медосмотра водителя, который управляет данным ТС. Если водителя остановят сотрудники ГИБДД, а на руках у него будет отсутствовать путевой лист, органы правопорядка могут выписать штраф на водителя или организацию, в которой он работает.
Медосмотр и техосмотр касается не всего персонала, его не должны проходить люди, которые не взаимодействуют с ТС напрямую - продажники, менеджеры и прочие сотрудники. Флит-менеджер должен грамотно подготовить документацию, при этом действовать иногда необходимо на упреждение: необходимо заранее брать под контроль проблемы, которые могут возникнуть в ходе работы. Например, чтобы не возникало логических ошибок, когда водитель значится в документах на другой должности, из-за чего у организации могут возникнуть проблемы вплоть до штрафов в размере нескольких сотен тысяч рублей.
Помимо путевых листов, медосмотров и техосмотров, менеджер также контролирует постановку автомобилей на учет, контроль материальных ценностей и должностных инструкций - это достаточно большой объем данных, поэтому организациям покрупнее может понадобиться не один такой сотрудник в штат