БЛОГ ЗАВГАРА

Программы для управления автопарком. Зачем они?

Управление автопарком с помощью компьютерных программ - это уже настоящее, а не обозримое будущее
Официальному предпринимательству в России около 30 лет. К сожалению, пока наша страна довольно сильно отстаёт от западных стран в развитии бизнеса. Наши предприниматели зачастую живут в своём небольшом мире, не мыслят глобально, не изучают зарубежный опыт, редко используют программы для управления автопарком и других звеньев бизнес-процесса. Российский потребитель от этого явно не выигрывает, а в век современных технологий странно слышать, что абсолютной нормой является выражение:
«Посмотрите технологии в США и поймёте, что будет в России через 5 лет»
Вращаясь в российских бизнес-кругах каждый первый задаёт вопросы:
«Что такое управление автопарком, какие задачи решает софт подобного характера?»
На иностранных выставках и конференциях такой вопрос не задают, все понимают что такое Fleet Management Software, большинство уже используют данное решение, а на рынке данных продуктов не конкуренция, а настоящая рубка. Беспроводные датчики, IOT постоянно развивают данное направление бизнеса, а государство максимально подстраивается под него, разрешая всё больше обязательных процессов (ежедневные технические осмотры, контроль режима труда и отдыха) производить программными решения для управления автопарком. Вспоминая выражение про 5 лет мы решили, что тянуть не стоит и решили создать своё программное решение под название «Завгар онлайн». Зачем оно нужно российским компаниям? Давайте изучим всё, что нужно знать в данном вопросе.
Ключевые цели внедрения программы для управления автопарком:
  1. Управление затратами на содержание транспортных средств. Их учёт, прогнозирование и полная прозрачность.
  2. Поддержание работоспособности подвижного состава. Всё обслуживание должно производиться вовремя, запчасти и расходные материалы должны регулярно меняться без перепробега.
  3. Контроль качества на каждом этапе. Должны быть использованы лучшие запасные части, лучшие мастера по ремонту. Только полная прозрачность и качественные поставщики (внешние и внутренние)
Какие бизнес-задачи решают пользователи системы Завгар.Онлайн?
Контроль расхода топлива.
Один из ключевых задач, про неё спрашивают абсолютно все Клиенты. В США, например, вопрос не стоит так остро, иностранные программы поэтому не настолько гибки. В России воровство топлива, махинации с чеками, обналичивание топливных карт сплошь и рядом. Это миллионы рублей потерь в год и растут они так же как цены на ГСМ. Поэтому в системе Завгар.Онлайн это один из ключевых модулей.
Что делает система, чтобы топливо не воровалось?
  • В систему подгружаются данные чеков с АЗС, их загружают в систему водители (т.е. в системе всегда будут храниться все копии чеков с АЗС).
  • Система уже интегрирована с основными поставщиками топливных карт Петрол (ППР), Роснефть, Газпромнефть. Все транзакции по карте автоматически отображаются в заправках.
  • Система интегрирована с основными системами ГЛОНАСС/GPS мониторинга транспорта и данные по фактическим заправкам с датчиков уровня топлива отображаются в системе.

Далее в игру вступает алгоритм Завгар.Онлайн, который сопоставляет данные с разных источников и выявляет аномалии, учитывая погрешности. Основой по нашей философии всегда будет одометр, т.к. для всех участников процесса (водитель, механик, диспетчер, руководитель) данный источник является самым привычным и понятным.

Простои транспорта

Это настолько важная задача, что мы посвятили ей большую статью
Что делает система управления автопарком, чтобы решить проблему с простоем техники?
  • Контролирует фактическое прохождение технического обслуживания. Это позволит избежать серьёзных поломок, прогнозировать заказ запчастей.
  • Контролирует, заправляется ли ТС на рекомендуемой сети АЗС. Качественное топливо - один из гарантов длительной эксплуатации без ремонта.
  • При интеграции с системой мониторинга позволяет контролировать фактическую работу в режиме реального времени. Например, при превышении допустимого времени простоя в систему Завгар.Онлайн приходит уведомление.
Подсчёт общей стоимости эксплуатации на 1 км пути или моточас работы
Ключевой показатель эффективности транспортного отдела - стоимость владения, которая измеряется в сумме потраченной на конкретное транспортное средство. С каждым годом эта сумма увеличивается и очень важно найти грань окупаемости и вовремя продать эту технику.
Что делает система управления автопарком, чтобы решить проблему с простоем техники?
  • топливо;
  • запасные части и расходные материалы;
  • шины;
  • страхование и лицензирование;
  • ремонты и техническое обслуживание;
  • в некоторых случаях стоимость финансирования (лизинговые и кредитные платежи)
Учёт запасных частей и ремонтов
Один из самых недооцененных моментов при управлении автопарком. Вроде всё прозрачно, счета на запчасти и сервис приходят в бухгалтерию, но есть нюансы. К сожалению, очень большое количество ответственных за транспорт задействованы в коррупционных схемах. На одну и ту же машину по шумок могут покупаться огромное количество запасных частей. Да, Вам скажут , что сейчас не подошло, но пусть лучше останется, но давайте будем честны в первую очередь перед собой. Во-первых, не использованная запчасть может лежать годами, а в скором времени списана и продана на авито. Во-вторых, чем больше компания потратит денег на запчасти и сервис, тем для ответственного за транспорт лучше, а откат солиднее. В-третьих, из-за отсутствия маломальского учёта поиск нужных запчастей, даже тех, которые уже не раз закупались занимают очень много времени.
Что делает система Завгар.Онлайн для учёта запчастей и ремонтов?
  • она точно подскажет когда, кем, у кого и за сколько была приобретена запчасть;
  • ведёт всю сервисную историю ТС. Когда проводились работы, з/ч с какими артикулами использовались и т.п.;
  • напомнит, что ресурс з/ч близок к окончанию.
Учет шин
Расскажу про историю, которую когда-то поведал мне один из Клиентов. Приходит к руководителю механик со счётом на утверждение, в нём резина на один из самосвалов. На вопрос руководителя ну как так , только же покупали, ответственный за транспорт уверенно сказал, мол сам посмотри, уже лысая. Подошли к машине, действительно лысая. Счёт оплатили. При покупке руководитель переписывает номера покрышек, в тайне от механика. Спустя время тот же механик, похожий счёт, снова лысая резина, пробег в 2 раза меньше, чем гарантирует производитель покрышек. Руководитель поднимает номера при покупке, а они не совпадают! Оказывается, схема была следующая: механик «договарился» с продавцом покрышек. Во-первых, за факт покупки именно у этого продавца нерадивый Завгар получал откат. Но этого было мало. Во-вторых, сразу после покупки резина возвращалась этому же продавцу по спекулятивной цене, а на машину ставилась купленные б/у покрышки. Итог: механик уволен, сотрудничество с поставщиком прекращено.
Как можно было избежать подобной ситуации использую систему Завгар.Онлайн?
  • учёт каждой купленной покрышки по номерам с привязкой на ТС;
  • система напомнит, что необходима замена шин по пробегу или возрасту.
Какой можно сделать вывод?
Это лишь часть функционала системы, в данной статье не описаны инструменты автоматизации ручной работы (а они есть и фактически мы роботизировали 90% ручной работы, от выписки путевых листов, до осмотров техники), да и обратная связь Клиентов мотивирует постоянно улучшать продукт, добавлять новые модули. На момент прочтения данной статьи вероятно функционал значительно превышает описанное выше.
Попробуйте систему Завгар Онлайн, для автопарка любого размера она бесплатна в тестовом периоде, а в будущем, стандартная подписка в месяц будет стоить как 6 литров дизельного топлива. Хуже точно не станет, но по результатам внедрения могу смело констатировать, что стоимость эксплуатации снизиться минимум на 10%. В совсем запущенных компаниях эта цифра достигает 50%
23.09.2019 Блог Завгара
Другие статьи блога