Как сократить расходы на покупку запчастей и ГСМ, внедрив простые инструменты автоматизации.


19 апреля 2022
Кейсы
FMS
Топливо
Сервис
Автоматизация
Затраты на покупку запчастей составляют до 30% от всей расходной части в журнале учёта работы транспорта. Большие пробеги, отношение водителей «не как к своей», не лучшие дороги и отсутствие «дешевых» кредитных денег вынуждает автотранспортные предприятия эксплуатировать технику до последнего (средний возраст коммерческого транспорта в России 18 лет). Зачастую покупка новой техники экономически выгоднее в долгосрочной перспективе, но отсутствие программы для склада автозапчастей и материалов, на эксплуатацию «замыливает» глаз собственника. В этом уроке мы рассмотрим практические инструменты эффективного управления складами запчастей, расходных материалов, масел, технических жидкостей и шин. Рекомендации основаны на практическом опыте внедрения решений для управления складскими запасами тысяч компаний по всему миру. Инструменты приведенные ниже уже доказали свою эффективность.


Любой актив, будь то транспортное средство или производственная линия состоит из тысяч различных деталей и узлов. Процесс эксплуатации в современных компаниях - это очень сложный процесс, который направлен на минимизацию вынужденного простоя актива по причине неисправности. Процесс управления запасными частями, узлами, технически жидкостями и маслами по праву считается очень важным звеном большого комплекса действий, которых необходимо выполнить ответственному для максимизации показателя ROI - возврата инвестиций на единицу вложенных в покупку и обслуживание средств.




Суть проблемы .Покупка запчастей в СТО или в ближайшем розничном магазине на 20-30 % дороже, чем у оптовых поставщиков. Оригинальные запчасти стоят, как крыло самолёта.
Практические советы. В Завгар Онлайн есть сразу несколько модулей, которые точно помогут Вам с решений данной бизнес-задачи:
2. Ведение складского учёта:
Проблема. В целом для большого количества компаний - это настоя "черная дыра" в которую улетают миллионы. Отсутствие какого-либо учета приводит к дорогостоящим остаткам, воровству и коррупции.

Практические советы.

Решение данной бизнес-задачи - внедрение модуля "Склад", который позволит:

Также важный момент. Производители техники не являются производителями большинства узлов и запчастей. Однажды найдя в интернете реальный оригинал, без лого автоконцерна смело приобретайте его, фиксируйте установку в сервисной книжке и наблюдайте за реальной ходимостью (пробегом). Просто логотип знаменитой компании добавляет к стоимости 30-100%.
Напоминания. Один раз продумайте сервисные программы (графики обслуживания) на все типы техники.

  1. Через модуль "Сервисные программы" размножьте напоминания, в зависимости от пробега или моточасов работы;
  2. На главном дашборде программы, а также в push-уведомлениях и сообщением по электронной почте Вы будете получать напоминания о том, что скоро требуется обслуживание техники или ее плановый ремонт;
  3. составляйте график обслуживания исходя из текущей динамики пробега и моточасов и заранее оформляйте заказ у оптовых поставщиков. Даже при небольшом предварительном заказе, чаще всего, доставка будет бесплатной. Т.е. помимо денежных средств можно сэкономить драгоценное время ответственного сотрудника;
  4. масла, технические жидкости и основные расходники покупайте сразу месячными объемами, исходя из плана обслуживания.
Запасные части в нынешнее время стоят действительно дорого и за годы автоматизации тысяч автопарков по всему миру мы выбрали действительно эффективные практические инструменты для снижения затрат на их покупку. Вы сможете применить их здесь и сейчас, при любом уровне развития компании.

  1. Планирование обслуживания и своевременный заказ запчастей по оптовым ценам.

Как снизить затраты на покупку запчастей

учет запчастей в программе
Электронная сервисная книжка. Абсолютно вся история сервисного обслуживания доступна ответственному за эксплуатацию автопарка в 2 клика. Нет абсолютно никакой сложности с поиском артикульных номеров, сервисных станций выполнявших ремонт или с поиском внутреннего сотрудника, выполнявшего ремонт на собственной станции.
Вести учет всех запасных частей, расходных материалов, масел и прочих технических жидкостей
Ведение учета запчастей
Контролировать заказ запчастей, согласовывать при необходимости покупки через специальный модуль
Контроль заказ-нарядов
Следить за приходами товара. Периодически проверять не завышены ли цены, по сравнению с рыночными.
Слежение за стоимостью товаров
Проводить с периодичностью не реже 1 раза в квартал инвентаризацию по всем складам
Проведение инвентаризации
Контролировать остатки используя отчет "Отчет по запчастям на складах".
Контроль остатков на складах
Проблема. Огромные суммы ежегодно тратятся на покупку запасных частей, масел, технический жидкостей и расходных материалов. Нерациональные действия при выборе поставщика, да и конкретных покупаемых товаров приводит к значительным переплатам. Также не стоит забывать о коррупционной составляющей. Запчасти являются ликвидным товаром, а поставщики зачастую не против "вознаграждений" для закупающего их сотрудника.
  1. Внесите всех потенциальных поставщиков запчастей. Обязательно должны быть контактные данные. Это важно в первую очередь ,конечно, для сервисной истории ТС, но немаловажен и факт того, что при расширении команды или при ротации сотрудников, процесс адаптации будет происходить максимально безболезненно для компании;
  2. постройте процесс заказа запчастей через модуль "Заказ запчастей". Укажите, кто согласовывает покупку, какие данные обязательны для заполнения. Внесите в регламенты участвующих в процессе сотрудников соответствующие пункты.
  3. с периодичностью минимум 1 раз в месяц делайте аудит заказов, запрашивая предложения по часто используемым узлам и запчастям.
  1. При добавлении запчасти указывайте ресурс ходимости, определенный производителем или Вашим опытом.
  2. Используйте сервисные напоминания для планирования обслуживания и своевременной покупки запчастей по оптовым ценам.
  3. Если техника однотипная проведите тестирование реальной ходимости часто используемых частей. Например, тормозные колодки оригинальные, хорошие неоригинальные и дешевый аналог. Определите по соотношению стоимость на км. пробега производителя и модель каждого ключевого узла и при плановом ремонте используйте исключительно их.
  4. Даже если на станции говорят, что "еще походит", но ресурс уже исчерпан - не задумываясь производите замену. Это гарантирует долгосрочную работу техники без серьезных вложений в ремонт.

3. Стандартизируйте процецедуру заказа запчастей и делайте периодический мониторинг цен по основным позициям.

4. Стандартизируйте процецедуру заказа запчастей и делайте периодический мониторинг цен по основным позициям.

Проблема. Каждая часть автомобиля имеет определенный производителем ресурс (по пробегу, моточасам и т.п.). Чаще всего определяется он на испытательных стендах + используются математические расчеты. Ресурс - это фактически срок годности продукта и использование сверх его, может привести к поломке. При эксплуатации коммерческого транспорта поломка это не только потенциальная сумма затрат на покупку новой части, но и дорогостоящий простой техники. Чаще всего техника для бизнеса приобретается в лизинг и каждый час без работы несет колоссальные убытки.
Практические советы:
Предиктивное обслуживание и использование действительно хороших запчастей (показавших свое реальное качество на практике) - залог здоровья (отсутствия капитальных ремонтов) для Вашего транспорта. Как это работает в Завгар Онлайн?
Практические советы:
5. Обращайте внимание на гарантийные сроки запчастей.
Проблема. К сожалению, работа сервисных станций по ремонту и обслуживанию коммерческого транспорта не всегда идеальна. Такую же характеристику можно дать и производителям запасных частей. Брак есть и будет всегда, нет ничего идеального в природе. Мы часто сталкиваемся с тем, что многие компании не хранят информацию об истории покупок и использования запчастей, а также документы подтверждающие факт приобретения.
Практические советы:
Один из наших Пользователей поделился интересным кейсом. У него произошла серьезная поломка одного из узлов ТС. При выявлении причины на сервисной станции выяснилось, что выход из строя одной из запчастей, привел к глобальной поломке данного узла. Механик компании поднял всю историю обслуживаний и ремонтов по данному ТС и быстро определил, что сломанная запчасть была куплена непосредственно в сервисной станции и гарантийный срок по ней и по работам, выполненным для ее замены еще не окончен. В итоге, все работы по замене узла (очень дорогостоящий ремонт) был выполнен за счет сервисной станции, а компания сэкономила значительные средства, затраты на подписку "Завгар Онлайн" окупились в десятки раз.

Непосредственно сами советы советы:


а) Обязательно загружаете фото или сканы всех документов, подтверждающих покупку запчастей и на обслуживание непосредственно в карточке заказ-наряда системы.
б) Не забывайте, что любая работа или любая запчасть имеет гарантию, фиксируйте ее хотя бы в комментарии.
Попробуйте систему Завгар Онлайн, для автопарка любого размера она бесплатна в тестовом периоде, а в будущем, стандартная подписка в месяц будет стоить как 6 литров дизельного топлива. Хуже точно не станет, но по результатам внедрения могу смело констатировать, что стоимость эксплуатации снизиться минимум на 10%. В совсем запущенных компаниях эта цифра достигает 50%

Подведем итоги:

В этой статье мы окунулись в тему техническое обслуживание и ремонты техники. Вы получили практические инструменты, которые можно использовать прямо сегодня. Ни одна автоматизация или оптимизация не будет работать без исходных данных. Да, вначале придётся потратить много сил и энергии для старта, но результат в виде сэкономленных времени и средств поразит Вас.
Подробнее о функционале Завгар Онлайн

Блог Завгара

Начните управление автопарком предприятия прямо сейчас

Бесплатно. Неограниченно. Без установки доп. оборудования
Ноутбук с дашбоардом программы